IT-bouwbedrijf wisselt ervaring uit in ‘ShareCafés’

ShareCafé
In 2010 richtte Orbit One zijn kantoren in volgens de principes van Het Nieuwe Werken.

Het Gentse IT-bedrijf Orbit One organiseert twee keer per jaar een reeks van drie ‘ShareCafés’ voor een twintigtal deelnemers. Tijdens die bijeenkomsten bespreken ze dit najaar nieuwe manieren van werken en hoe die het best gebruikt kunnen worden.

Orbit One noemt zichzelf een IT-bouwbedrijf. “Wij helpen kmo’s om beter samen te werken, zowel intern als extern. Dat betekent dat we oplossingen ontwikkelen die werken gemakkelijker maken, zowel voor de eigen medewerkers als voor de klanten van onze klanten”, vertelt managing director Olivier Mangelschots.

Efficiëntie en productiviteit

Orbit One ontwikkelt ‘self service portals’ voor bedrijven die de interactie met de klant vereenvoudigen. “Maar we helpen bedrijven ook om bijvoorbeeld hun telefonie efficiënter te maken”, aldus Olivier.

Efficiëntie en productiviteit lopen als een rode draad doorheen de bedrijfsfilosofie van Orbit One. Het IT-bedrijf maakt niet alleen zelf werk van die waarden - Het Nieuwe Werken is er al jaren kind aan huis -, Orbit One probeert ook om anderen te inspireren door ervaringen te delen. “Daarvoor organiseren we regelmatig een ShareCafé”, zegt Olivier. “We komen samen in kleine groepjes om na te denken over hoe we werken en delen onze ervaringen.”

ShareCafé

Het eerste ShareCafé vond plaats in oktober en ging over Het Nieuwe Werken. “We zijn daar zelf al sinds 2009 mee bezig. Eerst heel informeel, zonder veel regels. Jaar na jaar werd HNW concreter. In 2010 hebben we ons kantoor heringericht volgens de principes van HNW en in 2012 hebben we ons arbeidsreglement eraan aangepast en een policy opgesteld”, vertelt Olivier.

Het was pas dan dat de meeste medewerkers er zich echt comfortabel bij voelden, herinnert hij zich. “Mensen zijn meer geneigd om van thuis te werken of om wat later op kantoor te verschijnen als er zwart op wit op papier staat dat daar niets mis mee is.”

Het zijn dergelijke ervaringen die Orbit One uitwisselt in zijn ShareCafé. “De eerste editie was een succes. Er ontstond vrij snel een geanimeerde discussie, onder andere over videoconferencing, iets waar wij zelf veel gebruik van maken”, zegt Olivier.

Drempelvrees

Voor zijn bedrijf zijn de voordelen van videoconferencing overduidelijk. “Het bespaart zeer veel tijd en is net zo efficiënt als een gewone vergadering. Nieuwe klanten moet je soms even overtuigen. Het is ook een kwestie van gewoonte.” En van technische kennis, zo bleek tijdens het ShareCafé. “Het lijkt futiel, maar de vrees dat een toestel hapert en dat niemand het aan de praat krijgt, is vaak nog een drempel om nieuwe manieren van werken te gebruiken.”

Er zijn natuurlijk ook valkuilen aan anders werken. “Het idee dat je niet meer mag ‘disconnecten’ is nogal hardnekkig. Een mail om negen uur ’s avonds, moet je die nog beantwoorden. Ook daar maak je best afspraken over”, meent Olivier.

Zover gaan om elk fysiek contact te bannen, vindt hij overigens geen goed idee. “Soms loont het echt de moeite om de file naar Brussel te trotseren en heel wat ‘uren’ te verliezen. Als je dat een beter contact met je klant oplevert bijvoorbeeld. Voor een ‘technische’ vergadering is videoconferentie vaak veel efficiënter.”

(wv) - Meer info over de volgende ShareCafés van Orbit One 

Meer info over ICT

24/10/2014

  • 24 oktober 2014
  • ICT