In sommige ondernemingen mag een werknemer die een laptop ter beschikking krijgt voor de uitvoering van zijn werk, deze ook privé gebruiken. Op dat ogenblik maakt de laptop onderdeel uit van het loon en staat het voordeel van het gebruik van de laptop voor privédoeleinden zelfs vermeld op de loonfiche. Tijdens een ziekteperiode gedurende dewelke de werknemer gewaarborgd loon ontvangt, heeft de werknemer dan ook recht op het gebruik van de laptop en kan de werkgever deze in principe niet terugeisen.

Discussie

Mag een werknemer daarentegen een laptop enkel voor professionele doeleinden gebruiken, is er geen sprake van een privévoordeel en zal deze ook geen onderdeel uitmaken van het loon. Wordt er niet gewerkt ingevolge ziekte, dan heeft de werknemer zijn laptop niet nodig en mag hij deze ook niet gebruiken. Dit heeft tot gevolg dat de werkgever deze in dergelijke gevallen zou kunnen terugeisen.

Het spreekt voor zich dat een dergelijke situatie in de praktijk vaak voor discussies en misverstanden kan zorgen. Het is daarom aangewezen een zogenaamde ‘policy’ of gebruikersovereenkomst op te stellen waarin alle regels betreffende het gebruik van de laptop netjes op een rij worden gezet. Meestal zal in een dergelijke policy ook bepaald zijn in welke gevallen de werkgever de teruggave van de computer kan eisen, soms wordt bepaald dat een werknemer kan blijven genieten van een laptop op voorwaarde van de betaling van een (kleine) geldsom enzovoort. Vaak worden in deze policy ook regels vastgelegd betreffende het onderhoud van de laptop, de te volgen procedure bij diefstal, het zelf installeren van programma’s door de werknemer ...

De praktijkervaring leert dat heel weinig werkgevers, ook al hebben ze de mogelijkheid om op basis van bijvoorbeeld een policy de laptop terug te vragen, de teruggave ook werkelijk eisen. Via de laptop blijven werknemers immers in contact met de werkgever, kan het werk sneller gedeeltelijk hervat worden of kan aangepast werk voorzien worden. Indien de laptop werd ingeleverd zal je in elk geval, bij terugkeer uit ziekteverlof onverwijld een laptop opnieuw ter beschikking krijgen.