Kostenforfaits kunnen je loon aardig aandikken

Ben je het beu om parkingtickets en andere rekeningetjes bij te houden, en maandelijks af te rekenen met je baas? Forfaitaire vergoedingen voor de gemaakte kosten zijn dan de ideale oplossing. Dat bespaart je heel wat tijd én administratieve rompslomp.

7 november 2019

Parkingtickets, de carwash, maaltijden, kosten aan een auto of verblijfskosten, … Heel wat werknemers moeten zulke uitgaven doen tijdens hun werk. “Als een werkgever die kosten terugbetaalt, zijn er op dit bedrag in principe geen sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd. Wanneer deze bedragen een terugbetaling zijn van kosten die ten laste vallen van de werkgever, beschouwt de RSZ deze immers niet als loon”, legt Veerle Michiels van HR-dienstverlener SD Worx uit.

Forfaits

Soms kan een kost niet volgens de reële waarde worden terugbetaald. Dan werkt men met forfaits. Let wel: die moeten in verhouding staan met de werkelijke waarde van de uitgaven.

De RSZ stelde zich in het verleden altijd vrij weigerachtig op ten opzichte van deze forfaitaire ramingen. Toch werden ze in de praktijk wel aanvaard voor kleinere kosten waarvan de reële waarde moeilijk bewijsbaar is.

Onkostentabel

Eind 2010 heeft de RSZ voor het eerst de verschillende posten gepubliceerd waarvoor ze een forfaitaire raming aanvaardt. En dat zijn er behoorlijk wat.

De RSZ aanvaardt de kwalificatie “kostenvergoeding” en bijhorende vrijstelling van bijdragen echter niet zonder meer.

Ondernemingen moeten hun systeem van kostenvergoedingen kunnen motiveren en bewijzen dat deze forfaits overeenstemmen met de reële gemaakte kosten. Bovendien kan niet elke werknemer zomaar aanspraak maken op een forfaitaire kostenvergoeding: bedrijven moeten kunnen aantonen dat die aannemelijk is voor een bepaalde werknemer, rekening houdend met zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

Type kosten	Bedragen	Voorwaarden
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen Auto Fiets	0,3653 euro/km 0,24 euro/km	Het voertuig mag geen eigendom zijn van de werkgever, noch door hem gefinancierd worden. De forfaits zijn "all in": dus met inbegrip van onderhoudskosten, verzekering, brandstof ...
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers Afwezigheid van faciliteiten Maaltijd	10,00 euro/dag 7,00 euro/dag	Niet-sedentair = werknemer is verplicht zich tijdens de werkdag te verplaatsen (min. 4 uur opeenvolgend) De werknemer kan geen gebruik maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, bijkantoor of op de meeste werven. Het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt slechts aanvaard als de werknemer geen andere mogelijkheid heeft dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.
Verblijfskosten in België	35,00 euro/nacht	Toegekend als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. Vergoeding dekt de kosten voor avondmaal, logies en ontbijt.
Bureaukosten (dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal ...) Werknemers die een deel van hun werk thuis doen Huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden) Telewerkers	126,94euro/maand 10% 10%	Het forfait mag enkel toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren, en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait enkel aanvaard als uit de functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuiswerken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek. 10% van het brutoloon, waarbij het brutoloon beperkt is tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties. 10% van het brutoloon, waarbij het brutoloon beperkt is tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk.
Aankoop PC (inclusief randapparatuur en software)	20 euro/maand	De RSZ aanvaardt toekenning van deze bedragen op voorwaarde dat: - de werknemer zijn eigen PC en/of internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden wezenlijk en op regelmatige basis (1dag/week, meerdere keren een paar uur/week, één week elke maand, ...); - de werkgever komt niet op een andere manier tussen in deze kosten van PC en internet (bv. door een deel van de aankoopprijs van de PC ten laste te nemen). Opmerkingen: - bij overschrijding van het bedrag wordt het deel dat 20 EUR overschrijdt onderworpen, behalve als de werkgever het volledige bedrag kan verantwoorden; - het (de) forfait(s) mag(mogen) niet toegekend worden voor occasioneel gebruik van eigen PC en/of internet. Als de werkgever die kost wil vergoeden, moet hij de hoogte van de vergoeding die hij toekent kunnen verantwoorden.
Arbeidsgereedschap	1,25 euro/dag	De werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken
Werkkledij Aankoop Onderhoud	1,74 euro/dag 1,74 euro/dag	Het betreft werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen …) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform ...)
Kledij van de werknemer (onderhoud en slijtage)	0,84 euro/dag	Het betreft kledij (jeans, T-shirts ...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.
Kosten verbonden aan de auto garage parking carwash	50 euro/maand 15,00 euro/maand 15,00 euro/maand	Het voertuig wordt hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt. Als de werkgever dit eist omwille van de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. De verplichting om een voertuig veilig te stallen, mag alleen toegekend worden als dit wordt opgelegd aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet. Als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen. Als de aard van functie een voertuig in onberispelijke staat vereist.

Maximumbedragen

De bedragen in bovenstaande tabel zijn maximumbedragen. Wanneer de werkgever meent dat zijn werknemers kosten maken die hoger liggen dan deze forfaits, mag hij uiteraard de reële kosten bewijzen en ze in functie daarvan terugbetalen.
Maar opgelet: voor eenzelfde type kosten mag men beide systemen (reële kosten en forfaits) niet samen gebruiken!
Ook voor dubbele terugbetaling moet men zich hoeden: de forfaitaire kostenvergoedingen mogen geen kosten dekken waarvan de terugbetaling al op een andere wijze gebeurt. Ze mogen dus niet nog eens ingediend worden via een onkostennota.

Voorbeeld
Een handelsvertegenwoordiger die een baanvergoeding krijgt (met inbegrip van maaltijdkosten), kan voor diezelfde dag en maaltijd in principe geen terugbetaling krijgen van reële kosten die hij gemaakt heeft door te lunchen met een klant.

Vaak betalen werkgevers ook kostenforfaits voor andere dan hierboven vermelde uitgaven. De RSZ blijft deze praktijk tolereren, maar enkel op voorwaarde dat de werkgever deze forfaitaire terugbetalingen kan verduidelijken op een transparante manier. Zo moet hij onder meer kunnen bewijzen dat de gebruikte forfaitaire bedragen in verhouding staan tot de werkelijke omvang van de uitgavenposten. .

Wat doet de fiscus?

Naast de RSZ die beslist over de socialezekerheidsbijdragen, is er nog de fiscus die baas is over de belastingen. Sommige bedragen die de RSZ heeft gepubliceerd, zijn gelijk een de belastingvrije bedragen van de fiscus (buitenlandse dienstreizen) of benaderen deze (binnenlandse dienstreizen). Maar België zou België niet zijn, als er ook geen verschillen zouden zijn, bijvoorbeeld op het vlak van voorwaarden die beide instanties aan de toepassing van de forfaits koppelen. Voor die uitgavenposten is het meer dan aangewezen om een formeel akkoord te sluiten met de fiscus.

(mr)