Kostenforfaits kunnen je loon aardig aandikken

Kosten

Ben je het beu om parkingtickets en andere rekeningetjes bij te houden, en maandelijks af te rekenen met je baas? Forfaitaire vergoedingen voor de gemaakte kosten zijn dan de ideale oplossing. Dat bespaart je heel wat tijd én brengt een aardige stuiver op.

Parkingtickets, de carwash, maaltijden, kosten aan een auto of verblijfskosten, … Heel wat werknemers moeten zulke uitgaven doen tijdens hun werk. Als een werkgever die kosten terugbetaalt, zijn er op dit bedrag in principe geen sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd. De RSZ beschouwt een terugbetaalde kostenvergoeding immers niet als loon.

Forfaits

Soms kan een kostenvergoeding niet volgens de reële waarde worden terugbetaald. Dan werkt men met forfaits. Let wel: die moeten in verhouding staan met de werkelijke waarde van de uitgaven.

De RSZ heeft zich altijd vrij weigerachtig opgesteld ten opzichte van deze forfaitaire ramingen. Toch werden ze in de praktijk wel aanvaard voor kleinere kosten waarvan de reële waarde moeilijk bewijsbaar is.

Aardig extraatje

Eind 2010 heeft de RSZ voor het eerst de verschillende posten gepubliceerd waarvoor ze een forfaitaire raming aanvaardt. En dat zijn er behoorlijk wat. Met een beetje handigheid kan je dus een aardig niet-belast extraatje lospeuteren bij je baas. Een loonsverhoging zal hem altijd meer kosten.

Vanaf 1 juli 2011 mogen de forfaits voor baankosten en bureaukosten worden verhoogd. Ondernemingen moeten wel nog altijd kunnen bewijzen dat deze forfaits grotendeels overeenstemmen met de reële gemaakte kosten. Bovendien kan niet elke werknemer zomaar aanspraak maken op een forfaitaire kostenvergoeding: bedrijven moeten kunnen aantonen dat die aannemelijk is voor een bepaalde werknemer, rekening houdend met zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

Type kosten Bedragen Voorwaarden

Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen 

Auto

Fiets

 

0,3178 euro/km

0,21 euro/km

 

Het voertuig mag geen eigendom zijn van de werkgever, noch door hem gefinancierd worden.

De forfaits zijn "all in": dus met inbegrip van onderhoudskosten, verzekering, brandstof ...

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers 

Afwezigheid van faciliteiten

Maaltijd

 

10,00 euro/dag (vanaf 1 juli 2011)

6,00 euro/dag

Niet-sedentair = werknemer is verplicht zich tijdens de werkdag te verplaatsen (min. 4 uur opeenvolgend)

De werknemer kan geen gebruik maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, bijkantoor of op de meeste werven.

Het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt slechts aanvaard als de werknemer geen andere mogelijkheid heeft dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.

Verblijfskosten in België

30,00 euro/nacht

Toegekend als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. Vergoeding dekt de kosten voor avondmaal, logies en ontbijt

Bureaukosten (dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal ...) 

Werknemers die een deel van hun werk thuis doen

Huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden)

Telewerkers

 

114,97 euro/maand (vanaf 1 juli 2011)

10%

10%

Het forfait mag enkel toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren, en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait enkel aanvaard als uit de functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuiswerken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek.

10% van het brutoloon, waarbij het brutoloon beperkt is tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties

10% van het brutoloon, waarbij het brutoloon beperkt is tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk

Arbeidsgereedschap

1,25 euro/dag

De werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken

Werkkledij 

Aankoop

Onderhoud

 

1,46 euro/dag

1,46 euro/dag

Het betreft werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen …) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform ...)

 

 

Kledij van de werknemer (onderhoud en slijtage)

0,73 euro/dag

Het betreft kledij (jeans, T-shirts ...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.

Kosten verbonden aan de auto 

garage

parking

carwash

 

50 euro/maand

15,00 euro/maand

15,00 euro/maand

Het voertuig wordt hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt.

Als de werkgever dit eist omwille van de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. De verplichting om een voertuig veilig te stallen, mag alleen toegekend worden als dit wordt opgelegd aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet.

Als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen.

Als de aard van functie een voertuig in onberispelijke staat vereist.

Maximumbedragen

De forfaitaire kostenvergoedingen mogen geen kosten dekken waarvan de terugbetaling al op een andere wijze gebeurt: ze mogen dus niet ingediend worden via een onkostennota of bijvoorbeeld onrechtstreeks via een maaltijdcheque. Een reële en forfaitaire terugbetaling mag niet samen gebruikt worden voor eenzelfde type van kosten (bv kosten verbonden aan de auto).

Voorbeeld
Een handelsvertegenwoordiger die een baanvergoeding krijgt (met inbegrip van maaltijdkosten), kan voor diezelfde dag in principe geen terugbetaling krijgen van reële kosten die hij gemaakt heeft door te lunchen met een klant.

Vaak betalen werkgevers ook kostenforfaits voor andere dan hierboven vermelde uitgaven. De RSZ blijft deze praktijk tolereren, maar enkel op voorwaarde dat de werkgever deze forfaitaire terugbetalingen kan verduidelijken op een transparante manier. Zo moet hij onder meer kunnen bewijzen dat de gebruikte forfaitaire bedragen in verhouding staan tot de werkelijke omvang van de uitgavenposten.
 

Wat doet de fiscus?

Naast de RSZ die beslist over de socialezekerheidsbijdragen, is er nog de fiscus die baas is over de belastingen. Sommige bedragen die de RSZ heeft gepubliceerd, benaderen de belastingvrije bedragen van de fiscus. Bijvoorbeeld: de binnenlandse dienstreizen of de kosten die verbonden zijn aan het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer. Maar België zou België niet zijn, als er ook geen verschillen zouden zijn. Voor die uitgavenposten moet dus nog steeds een (in)formeel akkoord worden gesloten met de fiscus ...

(mr) 

Meer info over Variabel loon

28/12/2011