Weg van thuis voor je werk? Hoeveel verblijfsvergoeding kan je krijgen?

Weg voor het werk

Een salesmanager die een verre klant bezoekt, een technieker die in het buitenland een technische storing probeert op te lossen of een ingenieur die zich mag aanmelden op een internationaal congres: er zijn wel wat werknemers die af en toe een binnen- of buitenlandse zakenreis (ook wel dienstreis genoemd) mogen inplannen in hun werkschema.

Uiteraard zijn die kosten niet voor jouw rekening maar wel voor rekening van je baas. Die kan ervoor kiezen om de onkosten (maaltijden, vervoer, lokale taxi, overnachting, …) op basis van kassatickets en bonnetjes terug te betalen, of om een algemene forfaitaire vergoeding te voorzien. Deze bedragen zijn ten laste van je werkgever en worden door de fiscus niet als loon beschouwd.

Lees ook: Dit zijn de topbestemmingen voor zakenreizigers

Terugbetaald door de werkgever

De verplaatsing naar de locatie moet je uiteraard niet zelf betalen, daarvoor krijg je een vergoeding van je werkgever: hetzij via een kilometervergoeding van 0,4320 euro per kilometer (aangepast bedrag vanaf 1 april 2025) of via de volledige terugbetaling van bijvoorbeeld het treinticket. Die bedragen zijn belastingvrij.

Daarnaast kun je nog een forfaitaire vergoeding krijgen voor je zakenreis.

1. De forfaitaire dagvergoeding

Deze dagvergoeding vergoedt de maaltijden, het lokale vervoer (taxi, bus of deelfiets) en andere relevante kosten.

Duurt je verplaatsing minstens 6 uur en krijg je geen andere compensatie voor gemaakte kosten? Dan kun je een forfaitaire dagvergoeding uitbetaald krijgen. Die bedraagt sinds 1 maart 2025 maximaal 21,22 euro per dag.

Let wel: wanneer je voor die gewerkte dag een maaltijdcheque ontvangt, dan wordt het forfaitaire bedrag uiteraard verminderd met het bedrag van die maaltijdcheque.

CHECK: Kostenforfaits kunnen je loon aardig aandikken

2. De forfaitaire maandvergoeding

Ga je regelmatig op zakenreis, dan kan je werkgever ervoor kiezen om jou een forfaitaire maandvergoeding toe te kennen. Die is beperkt tot maximaal 16 dagen per maand, dus 339,52 euro (= 16x de forfaitaire dagvergoeding van 21,22 euro).

Extra: Moet ik belastingen betalen op een luxueuze incentive reis?

3. De aanvullende vergoeding voor verblijfskosten

Is de verplaatsing vanuit je standplaats (kantoor of bedrijf waar je doorgaans werkt) groter dan 75 kilometer en blijf je ter plaatse overnachten? Dan kun je een forfaitaire dagvergoeding voor de verblijfskosten van 159,17 euro per nacht ontvangen.

Uiteraard valt die vergoeding weg wanneer je werkgever zelf een hotelkamer of bed & breakfast boekt (en betaalt) voor jou.

Ontdek: Top 20 jobs voor wie graag reist

(fd)