Mag je ex-baas je e-mail lezen?

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de privacywaakhond in ons land, bevestigde begin dit jaar nog haar standpunt hierover. Uiterlijk de dag van het vertrek dienen bedrijven (en IT-afdelingen) de mailbox van die ex-werknemer te blokkeren, zo luidt het.

Er kan gedurende 1 maand, en maximaal 3 maanden, wel een automatisch bericht worden verstuurd, weet advocaat Isabel Plets. “Daarin staat dan te lezen dat de betreffende persoon de organisatie heeft verlaten, samen met de contactgegevens van een andere persoon of algemeen e-mailadres. Na deze periode moet de mailbox worden verwijderd”, aldus Plets.

Lees ook: Wat mag een werkgever vertellen over jouw vertrek of ontslag?

Wat mag niet?

Het is totaal uitgesloten dat het professionele e-mailadres op naam van een voormalige werknemer verder wordt gebruikt door een mogelijke opvolger binnen de onderneming. “De betreffende mailbox moet worden afgesloten. In geen geval mogen mails gericht aan de ex-medewerker worden gelezen door de ex-collega’s van de vertrokken medewerker.”

De regelgeving zit zo in elkaar dat de werkgever aanspraak kan maken op een zogenaamd gerechtvaardigd belang – een van de basics in de GDPR-privacywetgeving. De werkgever mag gedurende deze periode de mailbox actief houden, in zoverre die zich dus beperkt tot de automatische verzending van standaardcommunicatie én met het oog op de (verder) goede werking van de organisatie. Bijvoorbeeld zodat klanten geholpen blijven.

Privacy: wat mag je werkgever controleren? Wat niet?

Medewerkers moeten over deze regeling voldoende en voorafgaandelijk geïnformeerd zijn. “Dus bedrijven nemen dat best op in hun IT-policy. Ook wanneer een werknemer lang afwezig is, is het interessant om daarvoor regels vast te leggen”, vult Plets aan.

De ex-werknemer heeft op zijn beurt een recht op inzage in zijn data. Dat is een van de andere basics van de GDPR-wetgeving: je mag altijd vragen wat er met je data gebeurt en welke data over jou bewaard worden door organisaties.

Extra: Mag jouw werkgever je filmen op het werk?

Vaak gezondigd

Het is herhaaldelijk dat de GBA adviseert over de kwestie van mailboxen na ontslag. Begin dit jaar dus, maar ook eerder.

De GBA deed dat enkele jaren geleden bijvoorbeeld ook al naar aanleiding van een klacht van een (voormalige) CEO van een familiebedrijf, die samen met enkele collega’s werd ontslagen. Waarna hun professionele e-mailadressen nog actief bleven. In het geval van de CEO was dat zelfs meer dan twee en een half jaar na zijn vertrek nog het geval. De GBA legde het betreffende bedrijf in die zaak voor dit alles een boete van 15.000 euro op.

Bij de recente zaak was voor de GBA een waarschuwing voor de ex-werkgever voldoende. Al dat advies van de voorbije jaren van de GBA over deze kwestie doet uitschijnen dat er inzake e-mail en ontslag nog vaak tegen deze regels wordt gezondigd.

CHECK: Het ene ontslag is het andere niet

(William Visterin)