Laat jij jouw e-mails al door AI beantwoorden?

Je mailbox en AI (artificiële intelligentie)? Die kunnen de beste vrienden zijn. En voor je begint te steigeren en beweert dat AI te onpersoonlijk is om mailtjes te beantwoorden: ChatGPT hoeft ook niet je volledige mailverkeer over te nemen. Met deze simpele hacks zorg je voor meer creativiteit, tijdwinst én gemoedsrust.

De professionele mailbox: vriend of vijand op de werkvloer. Sommigen vinden het helemaal niet erg om tijd vrij te maken om hun elektronisch verkeer te onderhouden, anderen haten het om zich door een lawine van mailtjes te ploeteren.

Gelukkig bracht de intrede van chatbots zoals Claude, Microsoft Copilot en ChatGPT soelaas. Niet om je mailtjes volledig uit te werken, wél om je te ondersteunen. Met deze vijf tips en aandachtspunten gebruik je AI efficiënt in je mailbox.

1. Investeer tijd in je prompt

Akkoord, AI moet je op termijn méér tijd opleveren. Maar om daar te geraken, werk je maar best aan een goede prompt. Dat is de vraag die je stelt aan een bot. Hoe uitgebreider en nauwkeuriger die is, hoe beter het antwoord zal zijn. Maak bijvoorbeeld eerst een lijst waarin je een aantal kenmerken van een goede mail opsomt. Van de juiste toon tot het gebruik van korte zinnen en een creatieve afsluiting.

Laat het taalmodel eerst proeven van je stijl, voor je de volledige verantwoordelijkheid van een mail bij de technologie legt. Je wil toch niet dat de ontvanger denkt dat het mailtje niet door jou geschreven is?

2. Boek tijdwinst met een voice prompt

Wie geen tijd of zin heeft om een prompt te typen, kan ook overgaan tot een voice prompt in de app van ChatGPT. Het is alsof je een opdracht geeft aan een virtuele assistent. Het is voor veel mensen daarbij een stuk makkelijker om wensen hardop uit te spreken, dan ze te typen. Zeker als je onderweg bent en niet onmiddellijk een laptop ter beschikking hebt. Activeer het microfoontje en geef het taalmodel instructies.

Oefen je sollicitatiegesprek al eens… met ChatGPT

3. Speel AI-pingpong

Een goede prompt is de basis. Van daaruit begint het verfijnen van je mail. Ben je niet tevreden over een mailtje dat uit je digitale vriend rolde? Zeg dat dan! Letterlijk. ‘Ik ben niet tevreden over deze toon, gebruik meer korte zinnen en maak het niet te persoonlijk.’

Door de bal over en weer te gooien, kom je tot de juiste tekst. Zet daarbij nog een stap verder en laadt eerdere mailtjes op in de tool. Het systeem analyseert de context en herkent patronen in je schrijfstijl, zoals toon en woordenschat.

Onmisbaar om wat persoonlijkheid in je mails te steken. Maar let er wel op dat je gevoelige informatie over anderen en je bedrijf achterwege laat.

Lees ook: AI maakt ons werk menselijker

4. Kies een tool die bij je past

Kies daarbij ook de juiste tool. ChatGPT staat bekend om z’n formelere stijl, Claude schrijft een tikje persoonlijker. Kunstmatige intelligentie is een kwestie van testen, testen én ... testen. De tools zijn dan ook een schrijfhulp. Een soort digitale stagiair. Die weten op hun eerste dag ook nog niet alles. Door tijd te nemen om bij te sturen waar nodig, krijg je op termijn zeeën van tijd terug.

Ontdek: Hoe maak jij je onvervangbaar in het AI-tijdperk?

5. Blijf kritisch

Een mailtje laten uitwerken, het integraal kopiëren en plakken en gewoon zo verzenden? Da’s een slecht idee. Controleer altijd of de boodschap goed overkomt. Artificiële intelligentie slaat de bal ook regelmatig mis! Het is aan jou om een persoonlijk sausje over de tekst te gieten: AI kent je collega, klant of andere zakenrelatie niet. Een kritisch oog is daarbij geboden. Zelfs voor schrijffouten let je best op. Giet je tekst daarom ook nog eens in een spellingchecker als je tijd hebt.