Die voorwaarden zijn de volgende:

1) De toekenning van de ecocheque moet vervat zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal of ondernemingsvlak.

In sommige gevallen mag de toekenning van ecocheques ook geregeld worden via een schriftelijke individuele overeenkomst. Dit kan als er geen syndicale delegatie in de firma aanwezig is of als de betrokken personeelscategorie niet door een collectieve arbeidsovereenkomst wordt beoogd.

Alle cheques die worden toegekend zonder een collectieve arbeidsovereenkomst, een schriftelijke individuele overeenkomst of een overeenkomst die niet conform is aan de gestelde voorwaarden, worden als loon beschouwd.

2) De collectieve of individuele overeenkomst moet volgende zaken bepalen:

• de hoogste nominale waarde van de ecocheque, met een maximum van 10 euro per cheque
• de frequentie van toekenning van de ecocheque gedurende een kalenderjaar

3) De ecocheque moet op naam van de werknemer worden afgeleverd.

Deze voorwaarde is normaal vervuld als de toekenning van de ecocheques en de vaste gegevens (aantal ecocheques, bedrag van de ecocheque) worden vermeld op de individuele rekening van de werknemer.

De vermelding gebeurt overeenkomstig de reglementering betreffende het bijhouden van sociale documenten. Ecocheques die niet op naam van de werknemer staan, worden als loon beschouwd.

4) Op de ecocheque moeten volgende zaken duidelijk vermeld staan:

• “De geldigheidsduur van ecocheques is beperkt tot 24 maanden, vanaf de datum van de terbeschikkingstelling aan de werknemer.”
• “Ecocheques mogen uitsluitend gebruikt worden voor de aankoop van producten en diensten met een ecologisch karakter” (de opsomming daarvan vindt u tevens in ons artikel van 5 maart).

Alle ecocheques waarop deze informatie niet voorkomt, worden als loon beschouwd.

5) De ecocheques kunnen niet voor geld omgeruild worden, ook niet gedeeltelijk.

6) Het totale bedrag van de door de werkgever toegekende ecocheques mag niet meer bedragen dan 125 euro voor het jaar 2009 en 250 euro voor de daaropvolgende jaren.

Vanaf 2011 kan het bedrag van 250 euro worden aangepast bij Koninklijk Besluit op basis van een unaniem advies van de Nationale Arbeidsraad.

Al deze voorwaarden moeten tegelijkertijd vervuld zijn. Gebeurt dit niet, dan zal de ecocheque als loon worden beschouwd.