Règles de savoir-vivre pour une communication digitale professionnelle

Coup de pouce numérique

En raison de la crise du coronavirus, la communication numérique a reçu un sérieux coup de pouce : nous discutons, écrivons des e-mails et nous rencontrons en ligne, non seulement d’un point de vue privé mais aussi professionnellement. Voici les règles de base numériques qui vous permettront de communiquer de manière optimale.

Discuter

• Portez une attention particulière à l’orthographe et ne vous fiez pas aveuglément au correcteur orthographique ou aux suggestions de mots : cela évitera les malentendus et les attitudes non professionnelles.
• Ajustez le ton de votre voix.
• N'envoyez votre message qu'à la personne qui a besoin de le recevoir.
• Soyez prudent avec les émojis et évitez les stickers et les gifs : ceux-ci ont leur place dans les conversations privées mais pas dans un environnement professionnel.
• Faites en sorte que votre message soit court, agréable et rédigez-le d’une traite : trop de messages différents sont déroutants et chaotiques.
• Une réponse rapide est souvent attendue sur les messageries instantanées. Vous manquez de temps ou ne trouvez pas cela pratique ? Répondez brièvement et faites savoir que votre vraie réponse viendra plus tard.
• Vous avez beaucoup à dire ou à demander ? Pensez à envoyer votre message par e-mail.

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Envoyer des e-mails

• Passez suffisamment de temps à préparer votre texte et utilisez des paragraphes pour créer une structure : personne n’aime être confronté à un bloc de texte continu.
• Pensez à un bon titre pour votre message. Le sujet doit résumer brièvement le contenu de votre e-mail.
• Adressez-vous à votre destinataire avec un message personnalisé.
• Y a-t-il plusieurs destinataires ? Réfléchissez bien à qui devrait être mis en copie.
• Voulez-vous répondre à un e-mail de groupe ? Demandez-vous s’il est nécessaire ou non d’envoyer votre réponse à l'expéditeur ou à l'ensemble du groupe.
• Devez-vous envoyer une pièce jointe ? Avant d'envoyer votre e-mail, vérifiez si votre pièce jointe a bien été ajoutée. Recevoir un message mentionnant : « Désolé, j'ai oublié la pièce jointe » n’est pas toujours bien vu.

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Réunions en ligne

• Prenez soin de vous et habillez-vous correctement, même si vos interlocuteurs ne voient que le haut de votre tenue.
• Pensez à ce qui se trouve derrière vous : un environnement désordonné ne fait pas bonne impression. Conseil : définissez un arrière-plan virtuel neutre.
• Assurez-vous également de travailler dans un endroit calme : trop de bruit de fond peut perturber la conversation.
• Essayez de ne pas taper à l’ordinateur pendant vos réunions. Dans bien des cas, le microphone interne de votre ordinateur portable est très proche de votre clavier bruyant. Si nécessaire, prenez des notes sur un morceau de papier comme au bon vieux temps.
• Parlez fort et clairement. Utilisez de préférence un casque.
• Devez-vous vous absenter pour une urgence sanitaire lors de votre réunion en ligne ? Signalez-le de manière professionnelle et ne quittez pas la réunion sans rien dire.

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(fd/mr/eh)