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5 conseils pour une réunion vidéo efficace

Les réunions à distance (depuis votre bureau à domicile, par exemple) peuvent être très utiles, pour autant que tout se passe comme sur des roulettes. Un meeting peut s’avérer très ennuyeux si les participants ne sont pas disponibles ou en cas de coupures sonores. Un bruit de fond ou une mauvaise connexion ne contribue pas au bon déroulement d’une réunion. Voulez-vous faire de ce moment un succès ? Voici comment procéder...

Vous n'êtes pas en mesure d'aller au bureau en raison de circonstances exceptionnelles ? Grâce aux appareils mobiles et aux connexions Internet haut débit, il existe de plus en plus de possibilités pour se réunir à distance. Travaillez-vous à domicile, sur la route ou dans un café ? La visioconférence vous permettra de discuter avec vos collègues, et ce où et quand vous le souhaitez !

Gardez bien à l'esprit les conseils suivants :

1. Assurez-vous de vous connecter à l'heure

Vous ne voulez pas contrarier vos collègues, n’est-ce pas ? Assurez-vous dès lors d'avoir tout votre matériel de travail à portée de main lors de vos appels vidéo. De plus, connectez-vous bien à temps avant le début de l'appel vidéo. Attendre une personne en retard dans une salle d’attente est perçu comme moins dérangeant que de patienter en ligne avant qu’une réunion ne débute.

2. Optez pour un outil simple

En vidéoconférence, il est courant de se connecter en utilisant un lien ou un code de connexion. Cela peut demander beaucoup de temps et d'efforts à certaines personnes avant d’être opérationnelles pour des appels vidéo. Veuillez transmettre le lien ou le code de connexion à tous les participants à la réunion bien à temps. Après tout, avec une bonne préparation, vous aurez déjà parcouru la moitié du chemin vers un meeting optimal.

3. Veillez à maintenir de l'ordre dans la conversation

Les conversations vidéo avec plusieurs participants peuvent rapidement devenir ingérables si les gens parlent tous en même temps. Il est particulièrement important de laisser chacun terminer ce qu’il a à dire et de ne pas interrompre les autres, surtout lors de réunions à distance. Pour garantir le bon déroulement du meeting, vous pouvez choisir de nommer un responsable de discussion. Certains trouveront cela inutile mais il s’agit d’une solution idéale lors de conversations avec de nombreux participants. Le fait que le modérateur énumère les points de discussion donne de la structure à la réunion. Il mène la conversation et décide qui discute de quel point ou répond à quelle question.

Si vous avez une question pour une personne en particulier, commencez votre question en mentionnant son nom. De cette façon, cette personne saura que la question lui est adressée et les autres participants à la conversation resteront silencieux l’espace d’un instant.

4. Une bonne connexion Internet est indispensable

Une connexion Internet stable est indispensable pour toute conversation vidéo. Cela évite que votre image devienne figée ou qu’il y ait un décalage de cinq secondes entre les mouvements de votre bouche et le son de vote voix. La meilleure solution pour faire face à une mauvaise connexion Internet est de désactiver le réseau WiFi et passer sur la 4G.

5. Faites en sorte qu’il y ait le moins de distractions possible

Êtes-vous prêt pour un appel en vidéoconférence ? Faites en sorte de minimiser les distractions en arrière-plan. Retirez tous les obstacles et objets du champ de vision de la caméra afin que les autres participants ne soient pas inutilement distraits. Un autre élément perturbateur pendant les appels vidéo est le bruit de fond. Pensez notamment à la cafetière qui fait du bruit, au bébé qui pleure, au chien qui aboie ou à d'autres bruits qui pourraient perturber vos collègues.

Les personnes qui ne parlent mettront simplement leur microphone en mode "muet". N'oubliez pas de le rallumer lorsque vous voulez dire quelque chose !

(tk/kv/eh) – Source : Skepp

6 avril 2021
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