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Visioconférences : 10 astuces pour éviter les désagréments

Vous souhaitez vous réunir efficacement en ligne ? Il est préférable de prendre en compte un certain nombre de règles afin de ne pas être incommodé par des désagréments facilement maîtrisables.

Ne soyez pas incommodé : 10 conseils

1. Soyez de temps en temps indisponible

Le numérique est la nouvelle norme. Et pourtant, votre journée de télétravail ne doit pas s’apparenter à un marathon de réunions en ligne. Voulez-vous faire un jogging pendant la journée, aller chercher vos enfants à l'école ou simplement vous concentrer sur certaines tâches ? Mentionnez que vous n’êtes "pas disponible" pendant certains créneaux horaires dans votre calendrier numérique. Cela permettra à vos collègues de prendre en compte vos projets et de définir une heure de réunion qui convient à tous.

2. Faites une pause

Un certain nombre de réunions en ligne consécutives sont-elles programmées dans votre agenda ? Prévoyez une courte pause (par exemple 10 minutes) entre vos réunions. De cette façon, vous éviterez d'avoir à vous déconnecter de toute urgence en pleine conversation à cause d’un besoin pressant. Une telle interruption est également parfaite pour vous préparer une bonne tasse de café ou manger un en-cas afin de reprendre des forces.

3. Allumez quand même votre webcam

Vous n'avez pas envie d'apparaître à l’écran ou préférez le statut "invisible" afin de pouvoir faire du multitasking et terminer vos tâches ménagères ? Sachez que, tout comme lors d'une réunion physique, la communication non verbale est très importante. En étant visible par vos collègues, vous montrez également que vous participez activement aux réunions. Personne n'aime parler face à un mur, n’est-ce pas ?

Découvrez... 5 conseils pour une réunion vidéo efficace

4. Optez pour une structure précise

Si vous planifiez une réunion, il est préférable d'établir à l'avance une structure et un planning précis. Tenez-vous-en au script et gardez un œil sur votre montre afin d'utiliser votre temps le plus efficacement possible. Donnez également à la réunion un nom significatif dans l'agenda numérique pour que vos interlocuteurs sachent immédiatement de quoi il s'agit.

5. Prévoyez une certaine marge

Si vous organisez une réunion, prévoyez un peu plus de temps que nécessaire. Cela évitera aux réunions de déborder et minimisera les risques de frustrations éventuelles de la part des participants. La réunion prend-elle moins de temps que prévu ? Pas de problème, vos collègues accepteront avec grand plaisir d’avoir plus de temps pour eux !

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6. Vérifiez la qualité du wifi et du logiciel de meeting

Il n’y a rien de plus irritant que de devoir interrompre une conversation fluide et inspirante parce que le wifi est capricieux. Vérifiez votre connexion Internet à l'avance et analysez les possibilités offertes par le logiciel via lequel vous rencontrerez vos collaborateurs en ligne. De cette façon, vous ne perdrez pas de temps à parcourir des pages d'aide pendant vos réunions.

Extra : Outils et conseils pour une meilleure collaboration à domicile

7. Vous ne vous déconnecterez qu'à la fin de la réunion

En plus d’être impoli, s’absenter pendant une réunion est également anti-professionnel. Serez-vous amené à vous déconnecter pendant une réunion ? Communiquez-le clairement au début du meeting afin d'éviter les malentendus et les tensions inutiles.

8. Prenez soin de vous

Bien que la tentation de travailler à domicile dans des vêtements confortables ou même en pyjama soit grande, une réunion en ligne est toujours une réunion de travail et non une soirée pyjama. Prenez soin de vous et choisissez des tenues appropriées dans votre garde-robe.

9. Utilisez correctement votre micro

Allumez votre micro lorsque vous parlez et désactivez-le lorsque d'autres personnes parlent. De cette façon, il n'y aura pas de bruits de fond gênants et personne ne parlera en même temps.

10. Soyez à l'heure et commencez à l'heure

Le temps est précieux, même lors de visioconférences. Assurez-vous d'être connecté en temps et en heure. Êtes-vous l'organisateur de la réunion ? Montrez le bon exemple et commencez bien à l'heure.

Consultez également notre guide électronique : Travailler à domicile de manière saine et productive

(fd/mr/eh)


18 mai 2021
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