Le nouveau style de réunions selon Elon Musk & co

Une réunion avec un objectif

Selon Elon Musk, débarquer à une réunion sans objectif est une perte de temps. Une réunion sert à prendre des décisions ou à informer les collègues et les managers des derniers développements d'un projet.

Si votre contribution n'est pas nécessaire, vous feriez mieux de ne pas y assister. Tim Christiaens, fondateur de la Time Management Company, est du même avis. "Trop de réunions tue la productivité. Préparez-vous bien et refusez toute réunion à laquelle votre contribution n’est pas justifiée"

Soyez bien préparé

Si vous allez à une réunion, assurez-vous de savoir les thématiques qui y seront évoquées. Préparez bien les éventuelles mises à jour et les questions que vous comptez poser et participez le plus possible aux conversations. Elon Musk y attache beaucoup d’importance. Si un employé n'est pas bien préparé, il perdra son temps alors qu’il pourrait être bien plus productif en effectuant d’autres tâches à ce moment-là.

Se réunir comme une start-up

Larry Page a aussi un avis bien atypique à propos des réunions. Il a complètement changé leur organisation lorsqu'il prit la direction de Google. Il envoya un e-mail à chaque employé afin de mettre en place des réunions nettement plus efficaces. Les bases du principe de la 'réunion de type start-up' sont simples :

1. Un maximum de 10 personnes
2. Toute personne présente doit avoir son mot à dire. Elon Musk traduit cela par la question suivante : "Pourquoi es-tu ici ?"
3. Définir un 'preneur de décision' qui veillera à ce que la réunion se déroule de manière harmonieuse.
4. Si la présence d’un 'preneur de décision' n’est pas requise, la réunion n’a pas lieu d’être
5. N'attendez pas qu’une réunion soit planifié pour aller de l’avant. Si une décision doit être prise, planifiez immédiatement une réunion.

Préparez un plan d'action

"Les réunions de qualité doivent être le fil rouge de n’importe quelle entreprise", explique Tim Christiaens. Selon lui, tout employeur a besoin d'un plan d'action pour augmenter la productivité de ses réunions. Cela les rend plus utiles, plus courtes et plus efficaces. Il indique que les managers se doivent de donner le bon exemple.

Promouvoir ce plan d'action

Il est important de rappeler aux employés le but et la stratégie qui se cachent derrière les réunions. Affiner les techniques de réunion est un bon début mais assurez-vous qu'elles fassent bien partie de la culture de l'entreprise. En appliquant votre stratégie à plusieurs reprises, vos collègues, employés et managers finiront par prendre la relève. Tim Christiaens donne encore un dernier conseil : 'Des actions telles que la présence d'affiches dans les salles de réunion peuvent être utiles mais cela aura de l’effet que si l’accent est régulièrement mis sur la nouvelle culture d’entreprise."

Stay to the point

Sheryl Sandberg, COO de l’entreprise Facebook, prend toujours le même carnet à chaque réunion. Lorsque qu’un point est traité, elle en arrache une page. C'est permet de savoir à quel moment la réunion sera terminée.

Tenez-vous donc à la discussion et aux actions qui sont à l'ordre du jour. Vu que tout le monde est bien préparé, tout le monde sait de quoi on parle et vous devrez rester bien concentré. Si vous voulez aborder d’autres points, envoyez un e-mail à tout le monde à l'avance. De cette façon, votre nouvelle question ne mènera pas à la confusion générale.

Avez-vous également l'impression que les réunions auxquelles vous participez ne sont pas des plus efficaces ? Pensez aux conseils ci-dessus et réfléchissez à ce que vous feriez avec un peu de temps libre supplémentaire.

(eh/ll)