Anderen bekeken ook
Solliciteer nu

Administratief secretaris

Administratief secretaris

Functieomschrijving

MISSIES

Het secretariaat is de spil van het gemeentebestuur. De medewerkers van het secretariaat staan in voor het beheer van de vergaderingen en bevorderen een goede interne communicatie.

Onder het gezag van de gemeentesecretaris beheert en controleert de administratief secretaris de dossiers en projecten die hem/haar zijn toevertrouwd. In nauwe samenwerking met collega's is hij betrokken bij de verschillende missies en activiteiten die door de dienst worden beheerd.

BELANGRIJKSTE OPDRACHTEN

- Beheer van de aan hem toevertrouwde projecten

- Zorgen voor een goede interne communicatie (betrekkingen met het personeel, de burgemeester, de schepenen en de raadsleden, externe partners, …), informatieverstrekking en adviesverlening

- Bijdragen aan de ontwikkeling en toepassing van beheersinstrumenten (meewerken aan de ontwikkeling van reglementen en procedures)

- Ondersteuning bieden bij het beheer van diverse administratieve dossiers

- Opstellen van brieven, mails, verslagen en dienstnota’s en informatienota’s

- Opstellen en invullen van stappenplannen en opvolgingstabellen

SPECIFIEKE OPDRACHTEN

- Beheer van de vergaderingen van de verschillende organen (college van Burgemeester en Schepenen, gemeenteraad, algemene vergadering van de raad van bestuur van de gemeentelijke Vzw’s, …)

- De praktische organisatie, het opstellen van de dagorde en de voorbereidende documenten voor de vergaderingen van het college van Burgemeester en de Schepenen, gemeenteraad, algemene vergadering en raad van bestuur van de gemeentelijke Vzw’s

- Notulenregisters bijhouden

- Opvolging van de dossiers voor de toezichthoudende overheid

- Coördinatie van de opstelling van verslagen (jaarverslag)

- Opvolgen van verzekeringsdossiers

- Opvolging van vragen van burgers, organisaties en bedrijven

- Beheer van projecten in verband met de dienst (bv. ontwikkeling van een intranet en organisatie van de opvolging en bijwerking ervan)

- Redactie en verspreiding van interne informatie en memo's in het Frans en het Nederlands

- Ervoor zorgen dat de interne communicatierichtlijnen worden nageleefd (formaat van brieven, e-mails, verslagen, enz.)

- Vertalen van interne documenten in het Frans en Nederlands

- Andere taken op verzoek van de leidinggevende in het kader van het administratief beheer van de dienst of de gemeente

Profiel

TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

Ø Universitair diploma of hogeschooldiploma van het korte type (bachelorsdiploma) in communicatie, journalistiek, administratieve wetenschappen, vertaling, directiesecretariaat of gelijkwaardig

Ø Goede kennis van de Nieuwe Gemeentewet of bereid deze kennis te verwerven

Ø Tweetaligheid NL/FR: het schrijven van nota's en verslagen in zowel het Frans als het Nederlands

Ø Kennis van gebruikelijke bureautica

Ø Kennis van het softwareprogramma BOS-secretariaat is een pluspunt

Ø Kennis van communicatiemiddelen (internet, intranet, sociale netwerken) is een pluspunt

Aanbod

ONS AANBOD

· Voltijds contract voor onbepaalde duur (37u30)

· Glijdend uurrooster

· Weddeschaal: salarisschaal van niveau b van het sociale handvest (€ 2.293,01 bruto per maand indien zonder anciënniteit, wettelijke premies niet inbegrepen - overname van dienstjaren uit de publieke sector en tot 6 dienstjaren uit de privésector)

· Tweetaligheidspremie indien in het bezit van het vereiste taalbrevet

· Interventie in de kosten voor het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer

· MIVB-abonnement

· Fiets- en voetgangers-premie

· Preferentieel tarief voor hospitalisatieverzekering

· Collectieve Sociale Dienst

· 2de pensioen pijler

HOE SOLLICITEREN

Solliciteer uiterlijk tegen 5 december 2021 per mail naar het volgend adres: hrm@ganshoren.brussels (ref. Aanbod: ADMINISTRATIEF SECRETARIS /SEC - 2021).

Uw kandidatuur moet bevatten:

· CV (zonder foto)

· Motivatiebrief

· Kopij van uw universitair diploma of hogeschooldiploma van het korte type (bachelorsdiploma) in communicatie, journalistiek, administratieve wetenschappen, vertaling, directiesecretariaat of gelijkwaardig

Aanvragen die buiten de deadline ontvangen worden of onvolledig zijn zullen niet in aanmerking worden genomen.

De kandidaten zullen ten vroegste op 10 december 2021 gecontacteerd worden om het vervolg van de aanwervingsprocedure te plannen. Deze zal bestaan uit een specifieke schriftelijke test en een interview voor een selectiecommissie.

Anderen bekeken ook

Kenmerken

Vereisten

  • Nederlands, Frans

Aanbod

  • Onbepaalde duur
  • Voltijds

Gelijkaardige jobs

Bron: VDAB
Anderen bekeken ook

Ontvang per mail jobs op maat

Ontvang nieuwe 'Overheid' jobs in Brussel meteen in je mailbox.