8 manieren om minder e-mails te ontvangen

mail overload

Wie heeft het nog niet gedaan? Een mail sturen naar een collega die naast je zit of een ellenlange uitleg op mail zetten die enkel meer onduidelijkheid teweegbrengt. Zie hier enkele tips om te zorgen dat je niet geleefd wordt door je inbox.

8 tips om je mailbox vandaag al te zien slinken ...

1. Zelf minder mails sturen

Hoe meer mails je verstuurt, hoe meer je er ontvangt. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat je voor iedere verstuurde e-mail, 1,4 mails terugkrijgt. Zelf minder mails sturen, is een eerste redelijk makkelijke manier om je mailbox onder controle te krijgen. Mail alleen als het écht nodig is. Vaak is het sneller om te bellen, of even langs te gaan. Spreek ook af met je collega’s dat dringende zaken niet via mail, maar via de telefoon moeten binnenkomen, of via een persoonlijk bezoekje. Zo wordt de noodzaak om je mailbox met argusogen in de gaten te houden al veel kleiner.

2. Stop met het voeren van discussies via mail

Een e-mail is eigenlijk niets meer dan een digitale brief en dus absoluut niet geschikt voor discussies en gedachtewisselingen. Ga langs bij elkaar, of bespreek het in een pauze aan de koffieautomaat. Complexe zaken komen nooit goed uit de verf per mail. Probeer je probleem maar eens uit te leggen aan een helpdesk die alleen maar per mail bereikbaar is. De kans dat je direct begrepen wordt is nihil. Je verzucht al snel dat bellen veel sneller zou zijn. En dat is ook zo. Idem voor werkgerelateerde zaken tussen collega’s.

3. Schrijf geen emotionele e-mails

Geen kwaadheid, feedback, ironie/halve grappen en andere mogelijk emotionele zaken via mail versturen. E-mails zijn er niet geschikt voor. Het leidt tot verwarring en genereert meestal enkel maar veel onnuttige en risicovol heen-en-weer gestuur. Zit je wat dwars: bel of ga langs. Vooral niet mailen.

4. Stop met cc’en en gebruik ‘reply to all’ alleen als dat nodig is

Hou het kort, stel één vraag aan één persoon. Snij één onderwerp aan per mail. De kans wordt dan groter dat je daadwerkelijk en sneller antwoord krijgt. Denk hier ook weer aan de eerste tip: allerlei mensen in cc? Voor iedere verstuurde e-mail, krijg je 1,4 mails terug.

Nochtans is het parapluprincipe en zoveel mogelijk mensen in cc zetten een echte pest in veel bedrijven. Daarmee sta ik uit de wind, denken velen. Denk je nu echt dat je baas alle mails waarvan hij in cc staat leest? Misschien laat hij de cc-mails wel in een aparte map toekomen, en leest hij of zij die slechts eenmaal per week, of misschien zelfs nooit. Of mensen die in cc staan, gaan zich met de conversatie moeien met als gevolg dat je weer meer mails ontvangt en dus je mailbox helemaal nooit meer opgekuist krijgt.

5. Unsubscribe

Meld je af voor nieuwsbrieven en reclame die je helemaal niet wil ontvangen. Zeg nieuwsbrieven op die je toch niet leest. Als je het niet doet, word je constant ongewenst gestoord en raak je het overzicht in je mailbox kwijt. Het is een irritant werk om je mailbox uit te zuiveren van ongewenste reclame en nieuwsbrieven. Aarzel je om te unsubscriben omdat je ze ‘ooit’ gaat lezen, wees gerust: die ooit komt nooit.

6. Voor dringende zaken bel je

Hoe vaak krijg je geen telefoon à la: ‘Heb je mijn mail van een half uur geleden nog niet gelezen?’ Ja zeg, waarom bel je dan niet direct?

Niemand kan verwachten dat je binnen het half uur – of zelfs het uur - antwoordt op mails. Dringende zaken bespreken per mail lukt bijna nooit. Er zal altijd gebeld moeten worden om de puntjes op de i te zetten. Finesses gaan verloren per mail. Bel gewoon, dat spaart ettelijke reply’s uit, en heel wat stress bij degene die snel een antwoord verwacht. Niemand kan verwachten dat je constant in je mailbox hangt, dat zou zeer onproductief zijn.

7. Geen RE:RE:RE:RE meer

Als een mail vaker dan 3 keer heen en weer gaat, is mailen voor het onderwerp geen goed medium: bellen of face-to-face dus.

Mensen lezen geen e-mails, ze scannen ze zo’n beetje. Dus maak je mails heel goed leesbaar door ze kort te houden, veel te werken met opsommingstekens, duidelijk te zijn in wat je wil enz. Als gevolg krijg je minder en kortere e-mails terug.

8. Als je een e-mail schrijft: wees duidelijk

Onbegrijpelijke wartaal digitaal rondsturen, het gebeurt vaak. Zelfs over zaken die niet eens complex zijn. Als je een e-mail schrijft: wees duidelijk. Wees specifiek. Voor belangrijke mails: laat hem even liggen en lees de mail dan nog een keer. Heldere mails leiden tot veel minder over-en-weer gemail.

(mr) – Bron: Adjustintime & Intermediair.nl 

Meer info over E-mail

16/06/2014