Minder stress door minder e-mails: 5 tips

Een mailtje dat rechtsboven in je ooghoek opdoemt. De drang om het nog niet te openen – want je bent al met iets anders bezig – en dan, toch! Je opent de boodschap en voelt een lichte paniek opborrelen. Want ja, hoe gaat dat nog in je drukke werkdag passen?

Dat gevoel wordt veroorzaakt door de cortisol en adrenaline – of stresshormonen – die je lichaam aanmaakt. Je raakt erdoor uit je workflow en dat is nadelig voor de rest van je taken en werkdag. Tijd om de boel om te gooien met enkele tips.

Zo ga je best om met stress: 8 tips

1. Zet je meldingen uit

Word je onnozel van het constante geping en de meldingen van binnenkomende mails? Zet ze dan gewoon uit. Zeker als je geen dringende mailtjes verwacht, is het een goed idee. Zo hou je zélf controle over het moment waarop je terug je mailbox induikt. Je kan er ook voor kiezen om op vaste tijdstippen doorheen de dag door je ongelezen berichten te gaan en de applicatie daarna uit te schakelen.

2. Is mail het juiste communicatiemiddel?

Het communicatiemiddel hangt van de urgentie van de boodschap af. Heb je een dringende vraag? Bel je collega op of strek je benen voor een wandeling richting zijn of haar bureau. Je kan zelfs whatsappen als zowel jij als die collega zich daar comfortabel bij voelen. Is de boodschap minder urgent? Kies dan voor mail. Geef daarbij ook aan wanneer je graag antwoord verwacht, zo bezorg je de ontvanger ook geen onnodige stress.

Lees ook: 5 tips voor de perfecte (zakelijke) e-mail

3. Laat de CC achterwege

Hoe vaak sta jij verloren in het CC-vakje in een lange mailketting? Als het antwoord véél is, dan is het tijd voor verandering. Het is goed om anderen op de hoogte te houden, maar als er geen rechtstreekse actie nodig is van de ontvanger in CC, gebruik je het best niet. Hoe minder vaak je mensen onnodig in CC zet, hoe minder je het terugkrijgt. En dat levert een legere mailbox op.

4. Zorg voor duidelijke e-mails

Niets is zo vervelend als op-en-neer gemail voor iets wat ook in één korte boodschap gezegd kan worden. Zorg er daarom voor dat je e-mails zo duidelijk mogelijk zijn en alle informatie aanwezig is. Onderlijn desnoods enkele woorden of zet ze in een kleurtje zodat je de urgentie onderstreept. Hoe duidelijker jouw eerste mail is, hoe korter de ketting van boodschappen die volgt.

Hoe stressbestendig ben jij? Doe de test!

5. Zorg voor een bufferadres

Nieuwsbrieven, kortingscodes en andere bagger: ze horen niet echt thuis op je professioneel e-mailadres. Maak daarom eenvoudig een tweede bufferadres aan voor luchtige content. Zo hou je in je hoofdinbox ook orde en komen daar alleen essentiële boodschappen binnen. Hopelijk toch.

Minder mails – of minder geluiden en prikkels – betekent minder stress op de werkvloer. Het geeft je ruimte en energie voor andere taken. Zonder je van tijd tot tijd ook even af om aan taken te werken, als dat mogelijk is. Geconcentreerd aan één taak bezig zijn, zonder ruis van buitenaf, zorgt voor efficiënter en beter werk. Food for thought!

Niet harder maar slimmer werken: 6 tips

(ZINNIG) - Bron: Intermediair