Is wandelvergaderen iets voor jou? 4 tips

Peggy Michiels en Anya Verbeeck tijdens hun wandelmeeting.

In het bedrijfsleven zijn wandelvergaderingen een trend, alleen zijn er niet zo gek veel managers die ze consequent inplannen. Peggy Michiels dus wel. Als manager procesondersteuning bij waterzuiveraar Aquafin leidt ze een team van achttien projectassistentes. En voor elk van hen plant Peggy drie meetings: een planningsgesprek, een tussentijds gesprek én een terugblik- of evaluatiegesprek. “Ik zet bij de meeting request altijd het verzoek om sneakers of laarzen mee te brengen, afhankelijk van het weer en seizoen”, vertelt Peggy. “Alleen als het echt afschuwelijk weer is, vergaderen we binnen of op een ander moment.”

Redenen zijn er te over. “Ons team zit meestal binnen én op een stoel. Wandelen is dan erg gezond en goed voor onze onderrug. Bovendien hebben de collega’s een job die soms best wat stress met zich meebrengt, mede door regelmatige deadlines voor de projecten. En als het hoofd vol zit, moet je het leeg maken. In die zin zijn wandelvergaderingen ook goed voor je mentale gezondheid.”

Neuzen in zelfde richting

De wandelmeeting van Peggy verloopt altijd via een wandelpad in de buurt van het hoofdkantoor van Aquafin. “Heen en terug is dat een uurtje. In het midden staat een bankje, dus als collega’s willen, kunnen ze dan al terugkeren. Niet iedereen is het gewend om lang te stappen. Je moet rekening houden met de fysiek van iedereen.”

Maar er is meer dan fysiek en gezondheid. “Tijdens het verwandelen – zoals ik het omschrijf – zijn mensen ook creatiever. Ze denken veel meer mee”, stelt ze. “Je wandelt zij aan zij, de neuzen staan ook letterlijk in dezelfde richting. Ook als je een minder fijne boodschap moet overbrengen, wat onvermijdelijk weleens gebeurt, komt dat minder confronterend over. Al wandelend vergaderen heeft ook iets ontwapenend.”

Vrijer praten

“Ik vind het een geweldig initiatief”, stelt Anya Verbeeck, die al vijf jaar in het team van Peggy Michiels werkt en dus al vertrouwd is met het verwandelen. “Ik heb de indruk dat ik tijdens zo’n wandelmeeting vrijer kan praten en meer mijn mening kan zeggen. Door te wandelen, leer je je collega’s op een andere manier kennen”, vertelt Anya. “In een zaaltje vergaderen, vind ik toch minder aangenaam.”

Anya, die ervoor ook al zelf tijdens de middag ging wandelen, is een fan van het eerste uur. “Sommige collega’s hadden er in het begin wat moeite mee, omdat ze het wat informeel vinden. Maar intussen is deze manier van vergaderen wel ingeburgerd binnen ons team”, vindt ze.

Noteren?

Ten slotte een klassieker: hoe moet dat dan met die notities onderweg? Wel, die zijn er niet of amper. “De vergadering wordt altijd voorbereid, en na de meeting/wandeling krijg ik de belangrijkste conclusies in mijn mailbox”, weet Anya. “Na één uur wandelen heb je de onderwerpen ook goed besproken en zitten ze goed in je hoofd.”

Tips voor je volgende wandelvergadering

1. Two is a company, three is a crowd

Beperk het aantal deelnemers aan een wandelvergadering tot maximaal drie. En eigenlijk is twee, zoals bij de meetings van Peggy Michiels, ideaal. Zo kun je naast elkaar blijven wandelen en elkaar goed verstaan.

2. Een vaste route

Een vooraf uitgestippelde route is aangewezen. Zo kun je je helemaal op het gesprek richten. Bij Peggy Michiels is dat altijd een vaste route in de natuur.

3. Wees voorbereid

Onderwerpen en informatie worden op voorhand vastgelegd. “Die plannings- en evaluatiegesprekken bereid ik voor. Ik maak de documenten klaar en druk ze af”, vertelt Peggy. “En ook al neem ik altijd een balpen mee, in principe noteer ik niets.”

4. Niet elke meeting is geschikt

Wandelvergaderingen blijken vooral geschikt voor one-to-one evaluatiegesprekken of om over ideeën te brainstormen. Besprekingen waarvoor, naast veel deelnemers, ook veel materiaal of documentatie nodig is, hou je beter voor de vergaderzaal.

(William Visterin) - Foto: Frederik Beyens - Bron: MARK Magazine