Bij e-mail zijn deze 2 gouden regels van tel

E-mail is als autorijden. Iedereen denkt dat hij het kan, maar toch gebeuren er nog vaak ongelukken. En net zoals je soms beter niet in de wagen stapt, is een e-mail op bepaalde momenten totaal ongeschikt. Bij deze twee D’s bijvoorbeeld.

“Als onze hulp wordt ingeroepen, is het vaak omdat de werkdruk hoog is of er veel stress wordt ervaren. En dan is het erg belangrijk om de grote ‘energievreters’ in een organisatie in kaart te brengen”, stelt well-being expert Ann De Bisschop, en auteur van ‘Hoe slimmer werken werkt - van Werkdruk naar Werkgeluk’, dat recent is verschenen.

Volgens De Bisschop komen er bij zo’n oefening doorgaans 2 energievreters naar voren: ‘mijn mailbox beslist over mijn werkdag’ én ‘we vergaderen te veel én te lang’. “Ik noem het ‘de M&M’s van de werkdruk’”, stelt ze.

E-mail met de e van energievreter

Ook een overdaad aan e-mails kan het welzijn flink onder druk zetten. “Door, naast de meetingcultuur, ook kritisch te kijken naar de mailaanpak binnen een organisatie, kunnen rust en focus worden teruggebracht. Oftewel: minder maar beter. Dat wil iedereen.”

De situatie is bekend: in plaats van even kort samen te zitten of te conferencecallen, start iemand een e-mail-trein waar een hele groep collega’s aan deelneemt. “Voor je het weet, eindig je met een eindeloze mailconversatie (re:re:re:re:re:re:re…). Heb je iets met meerdere mensen te bespreken, dan kun je beter even kort conferencecallen of fysiek samenzitten”, raadt De Bisschop aan. “En heb je meer dan drie à vier mails nodig om tot een concreet resultaat te komen, dan kun je beter even bellen in plaats van te mailen.”

Maar het kan nog ongepaster. Deze 2 gouden regels neemt De Bisschop naar eigen zeggen mee in élke keynote die ze geeft bij bedrijven. Bij deze 2D’s stuur je dus maar beter geen e-mail.

Lees ook: 8 manieren om minder e-mails te ontvangen

1. De D van dringend

Mail is geen geschikt medium voor dringende communicatie. “Daar loopt het nog vaak fout. Als iets dringend is, dan neem je de telefoon of stap je naar je collega toe met je vraag.”

Maar al te vaak sturen we ook voor dringende gevallen berichten. “Ik wil zeker niet in clichés denken, maar ik ervaar vaak dat de jonge generatie de telefoon niet meer gebruikt, ze doen alles via mail of een hele trein aan WhatsApp-berichten”, oppert ze. “Dit betekent dat je ervan uitgaat dat iedereen de ganse dag door de mailbox heeft openstaan of online is. Dit is nefast voor onze focus.”

Bang om te bellen? 7 tips om dat te fixen

2. De D van delicaat

Moet je een delicate boodschap brengen, doe dat dan niet per mail, meent de well-being expert. “En als het echt niet anders kan, denk dan vooral héél goed na over deze zin: het is de ontvanger die de boodschap bepaalt. Jij stuurt een mail, maar je weet niet met welke intonatie deze zal gelezen worden, dat heb je totaal niet in de hand.”

Veel e-mails vallen dan ook slecht. “Want nadien komt dan de discussie: ik had het zo niet bedoeld… Ga voor moeilijke boodschappen zoveel mogelijk voor face-to-face gesprekken.”

CHECK: 5 tips om beter te communiceren op de werkvloer

Geen epistel

Als je dan toch geen andere keuze zou hebben dan per mail te communiceren, hou het dan kort. “Schrijf geen epistel, maar beperk je tot een vijf- à tiental zinnen. Gebruik eventueel bullet points om je mail snel leesbaar te houden voor de ontvanger”, suggereert ze. “En beperk je tot één onderwerp per mail, anders wordt het te verwarrend en te lang.”