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Everecity

Teamlead Accueil et info

Everecity | Evere | Durée indéterminée, Temps plein

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Everecity est le fruit de la fusion des sociétés immobilières de service public (S.I.S.P) Germinal et Ieder Zijn Huis de la commune d'Evere. La société est active sous ce nom depuis le 1er janvier 2015.   Elle gère 1900 logements sociaux sur le territoire Éverois et emploie une soixantaine de travailleurs (employés, ouvriers et concierges). L'entreprise est structurée en 5 directions (Pôle Locatif, Finance, Support, Maintenance et Stratégie).

Teamlead Accueil et info

Description de la fonction

Le/ La team lead fait rapport à la Directrice (et, en son absence, à la co-directrice du Pôle Locatif) de l’ensemble des activités de sa cellule. Elle collabore en direct avec 3 Employé(e)s d’accueil. Ses responsabilités se décrivent comme suit :
  1. Coordination de l’équipe
  1. Coordonner le travail dans sa cellule :
    1. Dispatcher les tâches journalières
    2. Gérer le planning des congés et des récupérations de jours/d’heures de l’équipe
    3. Arbitrer les cas difficiles, répondre aux questions, valider les décisions.
  2. Définir les valeurs dont doivent s’inspirer en permanence l’équipe afin d’offrir aux candidats-locataires et aux locataires une image de marque de la société selon des critères d’excellence et de professionnalisme.  S’assurer que l’ensemble des collaborateurs de son équipe mettent ces valeurs en application dans leurs relations quotidiennes avec les candidats et les locataires.
  3. Veiller au respect des bonnes pratiques, apporter un support dans la gestion des dossiers complexes ou délicats.  Être le garant du respect des procédures mises en place, tout en gardant un regard critique permanent dans un processus d’amélioration permanente.
  4. Prendre en charge la communication selon les axes :
    1. Top-Down = de la hiérarchie vers son équipe, en relayant vers ses collaborateurs les informations provenant de la direction.
    2. Bottom-up = de son équipe vers la hiérarchie, en relayant l’information de sa cellule vers la direction du Pôle locatif.
  5. Contribuer à créer et à entretenir un esprit d’équipe fort au sein de sa cellule
  6. Veiller au développement et au progrès des outils informatiques, téléphoniques et de messageries afin d’améliorer la prise en charge des demandes
  7. S’assurer du bon déroulement de l’ensemble de la messagerie téléphonique et prendre toutes les dispositions en cas de défaillance technique auprès du Département Support
  8. Développer les outils statistiques des activités de la cellule Accueil et Info afin de dégager les pistes d’amélioration potentielle en vue d’une progression constante de la qualité et de la quantité des réponses fournies par l’Accueil et Info
  9. assure et rédige les entretiens de fonctionnement annuels de son équipe 
     
  1. Employée d’accueil
  1. Dans les lieux d’accueil, fournir aux locataires et aux candidats-locataires un accueil physique et téléphonique de qualité ;
  2. Pendant les permanences organisées sur chaque site, assurer l’accueil physique de tout visiteur et relayer l’information vers les services adéquats.
  3. Partager son savoir-faire et les informations  spécifiques aux 3 sites avec les cellules concernées au sein du Pôle Locatif et avec les départements Stratégique, Finances et Support;
  4. Collaborer avec les cellules que forment le Pôle locatif par la mise à disposition pour le locataire de formulaires spécifiques au contentieux, à la location, et à la maintenance et d’en assurer la transmission à la cellule ad-hoc.
  5. Veiller au respect des législations en vigueur et informer la Directrice du Pôle Locatif des éventuels constats;
  6. Transcrire toutes les demandes formulées par les locataires et non-résolues par l’Accueil et Info dans un répertoire digital et s’assurer de leur transmission auprès des cellules/des départements compétent(e)s pour y répondre de manière efficace et dans les délais définis par les procédures.
  7. Intégrer et implémenter dans les procédures internes à la cellule Accueil et Info les informations reçues des autres cellules et départements dans le cadre de la gestion des demandes traitées directement par la cellule Accueil et Info ainsi que celles non-satisfaites, dans un processus d’amélioration permanente afin de tendre graduellement vers l’objectif fixé de répondre à 80% des demandes ;
  8. Assurer que les activités liées au processus de demande de logement (ex : introduction d’une demande, renouvellement, modifications ou radiation de la demande) soient conformes à la législation en vigueur ;
  9. Assurer le travail administratif et tenir les dossiers administratifs à disposition des personnes internes à la société ainsi qu’aux personnes externes mandatées : ex : le délégué social, un administrateur ;
  10. Veiller à la circulation adéquate de l’information au sein de la Cellule Accueil et Info, ainsi qu’avec les autres Cellules que forment le Pôle Locatif et avec les Départements de l’ensemble de l’entreprise.

Profil

Comportements prioritaires
  • Collabore avec sa directrice à la réalisation des processus et procédures et est l’interprète auprès de ses collaborateurs des Missions, des Stratégies et des Valeurs d’Everecity et met son savoir-faire à la disposition de son équipe
  • Communique à ses collaborateurs/trices les informations - clés leur permettant d'exercer leur fonction de manière optimale : information générale de l'entreprise, objectifs, résultats obtenus, projets, procédures, documents, etc… ; elle forme progressivement son équipe à la maîtrise des missions de la cellule, sur base d’un échange de compétences au sein de celle-ci.
  • Veille au maintien d'une bonne ambiance dans son équipe et dans ses relations internes et externes à la société et est attentive à résoudre les tensions et les conflits grâce à une écoute positive de chacun. Grâce à un entretien régulier avec chacun de ses collaborateurs/trices, elle évalue et identifie les besoins de progrès de chacun d'eux et agit en conséquence.
  • Communique à la direction toute information nécessaire au bon fonctionnement de la cellule.
  • Veille, en collaboration avec les différentes directions, à améliorer en permanence les processus-clés de l’entreprise.
  • Veille à avertir la direction des difficultés rencontrées dans l’exercice de ses fonctions.
  • Avec son équipe elle veille à améliorer en permanence les processus-clés de l’entreprise.
  • Démontre par son comportement que le résultat collectif est plus important que le résultat individuel.
  • Elle partage ses connaissances dans le domaine de la gestion des candidats-locataires, d’initiative ou à la demande.
 
Compétences :
  • Connaissance de la législation relative à la gestion des candidats-locataires ;
  • Capacité d’analyse et de structuration et bonne capacité rédactionnelle verbale et écrite ;
  • Organisation et planification du travail à réaliser ;
  • Orientation client, sens du contact et du travail en réseau, sociable ;
  • Autonome, proactive, dynamique et communicative ;
  • Communication : expression écrite et orale en adéquation avec sa fonction, empathie, écoute ;
  • Maîtrise des logiciels classiques (package Office) et de ceux spécifiques au secteur du logement social.
  • La langue véhiculaire au sein de la société est le français. Une bonne maîtrise du néerlandais est un atout.
  • Bilinguisme NL/FR ou FR/NL est un atout ;
Profil :

Expérience nécessaire : minimum 5 années dans une fonction au moins équivalente dans une structure analogue
Diplôme : Bachelier en gestion d’entreprise
Gestion de 3 personnes
 

Offre

Offre :

Un contrat à durée indéterminée à temps plein dans une entreprise à taille humaine
Une rémunération à la hauteur de vos compétences
Les avantages extra-légaux classique (assurance groupe, assurance hospitalisation, chèque repas)

 

Plus d'info

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À Everecity | avenue A. Vermeylen 58, 1140 Evere

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    Caractéristiques

    Exigences

    • Bachelor après Bachelor
    • Au moins 5 ans d'expérience
    • Néerlandais, Français

    Offre

    • Durée indéterminée
    • Temps plein
    • De € 2.300 à € 2.900 par mois
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      i Comment ce salaire est-il calculé ?

      L'information salariale fournie est basée sur les données anonymisées d'.

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    • Assurance groupe
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