Ne commencez jamais votre journée en consultant vos e-mails

Au sein de l'organisation, elle vient en aide aux collègues qui ont du mal à gérer leurs e-mails ou font face à une boîte de réception bondée. "Il m'arrive de donner une formation personnelle et de m'asseoir à côté d'une personne, généralement suite à sa demande. Sinon, je guide les employés et les départements vers l'efficience et l'efficacité ou, comme nous l'appelons au sein de Colruyt Group, la simplification du travail.

Pour la mise en place d'une telle politique, Kelly peut faire appel à différents services. Sur base de son expertise, elle sait parfaitement comment gérer efficacement les flux d'e-mails.

Combien de fois faut-il vérifier ses mails lors d'une journée de travail ?

Pour certains employés de bureau, les e-mails arrivent en permanence et ils y répondent directement. Ce n'est pas une bonne idée. "Il est très important d'éteindre tous les sons et alertes afin d'éviter d'être constamment distrait", explique Kelly De Saedeleer.

Elle suggère également de consulter sa messagerie trois fois par jour. "Supposons du moins que vos journées de travail ne tournent pas autour des e-mails, comme c'est souvent le cas dans les call centers. Dans ce cas-là, optez pour une vérification toutes les demi-heures."

En quoi consiste l'approche 'ADE' ?

Selon De Saedeleer, une des plus grandes problématiques de l'e-mail est qu'il y a une différence entre le traitement d'un message et le fait de passer à l'action suite à sa réception. L'approche dite 'ADE' est ici cruciale : Analyser, Déléguer, Exécuter.

"Tout d'abord, vous regardez si l'e-mail vous concerne. Ensuite, vous pouvez déléguer la tâche à quelqu'un d'autre ou rester en partie responsable de la mission. Enfin, vous l'exécutez. Si cela ne vous prend que 5 minutes, occupez-vous en tout de suite. Sinon, planifiez cette tâche pour plus tard." Le terme "exécuter" précédemment mentionné est parfois divisé en deux possibilités : "exécuter maintenant" et "exécuter plus tard".

Par quoi devez-vous commencer votre journée ?

De Saedeleer est formelle à ce sujet. Il est préférable d'éviter de commencer sa journée en consultant ses e-mails. "Je me rends bien évidemment compte que cela peut paraître impensable pour bon nombre de personnes et que la tentation est forte. Commencez par une tâche préalablement définie, éventuellement difficile, et dites-vous que vous regarderez vos e-mails par la suite. Vous aurez déjà accompli une première 'mission', ce qui n'aurais pas été le cas si vous aviez directement ouvert votre boîte de réception."

Par quoi devez-vous terminer votre journée ?

Par unemessagerie vide. Cela ne signifie pas pour autant que vous aurez complètement fini de travailler. "Il est souvent question d'archivage des e-mails mais je pense qu'il s'agit d'un mauvais terme", explique De Saedeleer. "Vous effectuez de l'archivage uniquement s'il n'y a plus rien a faire après que le message ait été archivé. Voilà pourquoi un système de to-do list est important. Cela vous permet d'avoir une excellente vue d'ensemble sur les tâches qu'il vous reste à faire."

Chez Colruyt Group, une boîte de réception vide est un concept à part entière. Par défaut, un employé utilisant son propre système de messagerie dispose de deux à quatre boîtes. "Tout d'abord, il y en a une pour les courriers urgents devant être traités dans les 24 heures. Ensuite, il y a les e-mails servant de post it qui sont moins urgents. Troisièmement, il y a les messages que vous devez lire et préserver, et enfin une boîte destinée aux courriers provenant de personnes externes à l'organisation."

(eh/jy) – Source : MARK Magazine