28 procent van de werkuren gaat naar e-mail
Werknemers verliezen bijna een derde van hun werkweek door hun e-mails te bekijken en te beantwoorden. Dat blijkt uit onderzoek van McKinsey & Company.
Outlook? Iedereen kan daar toch mee werken. Elke Stultjens weet dat het beter kan. Als zaakvoerster van BestBuro verhoogt ze dagelijks de softwarekennis van medewerkers, bedrijfsleiders en ondernemers via softwaretrainingen op maat. Sinds 2003 werkt ze aan een methodiek om efficiënter te werken met Outlook. In haar eerst boek – Outlook op zijn best – leert ze je die BestBuro-methodiek aan.
“Heel wat mensen gebruiken hun Postvak IN op een verkeerde manier”, legt Elke Stultjens uit. “Vergelijk het met een stapel brieven op je tafel. Sorteer ze eerst om ze vervolgens kort maar krachtig te beantwoorden. En met dat sorteren bedoel ik niet dat je de mails in 27 verschillende mappen moet stoppen. Want dan vind je ze nooit meer terug. De zoekfunctie van Outlook werkt niet optimaal in mappen.”
“Anno 2016 moet alles razendsnel gebeuren. Het is echter een verkeerde perceptie dat je elke mail altijd onmiddellijk moet beantwoorden. Is er veel uitleg nodig, geef je contactpersoon dan aan dat je de mail goed ontvangen hebt en je hem of haar zal antwoorden tegen een bepaalde datum. Eigenlijk is dat toch niet meer dan de essentie van goede communicatie”, zegt Elke Stultjens.
“Belangrijke informatie – zoals een offerte, factuur, klacht of briefing – verstuur je best in bijlage. De mail is dan een begeleid schrijven, net zoals via briefwisseling per post. De mail verwijder je, de bijlage sla je op.”
“Daarnaast raad ik ook aan om intern zo weinig mogelijk mails te versturen. Hoe vaak worden er ‘Taart in de keuken!’-mails naar alle collega’s verstuurd? Daar komen dan een waslijst reacties op en eigenlijk is dat alleen maar ballast voor je mailbox”, verduidelijkt de zaakvoerster van BestBuro.
“Wil je iets vragen aan je collega’s? Werk dan met Outlook-verzoeken. Dat is veel efficiënter. Nog een tip? Markeer je mails niet opnieuw als ongelezen omdat je er in de toekomst nog op moet antwoorden. Of doe je dat ook met je brieven? Ze opnieuw in de enveloppe stoppen en dichtplakken?”
Meer weten? ‘Outlook op zijn best’ richt zich tot drie specifieke doelgroepen: interne medewerkers, de salesmanagers op de baan en de zaakvoerders. Voor elk functieprofiel beschrijft Elke Stultjens tips en trucs om je mailbox het best te structureren. “Uit verschillende tests blijkt dat wie met de BestBuro-methode werkt één minuut per mail per dag kan besparen. Reken dat maar eens uit op week-, maand- of jaarbasis. Bye, bye, digistress.”
(em)
5 december 2016Werknemers verliezen bijna een derde van hun werkweek door hun e-mails te bekijken en te beantwoorden. Dat blijkt uit onderzoek van McKinsey & Company.
Weet jij hoe je klinkt in een e-mail? Zonder gezichtsuitdrukkingen en stemtoon is het niet altijd even gemakkelijk om de juiste boodschap over te brengen.
Kelly De Saedeleer is coach werkvereenvoudiging bij Colruyt Group. Ze overloopt enkele e-mailtips.
E-mail is gemakkelijk, snel en efficiënt. Soms toch.
Hebben werknemers het recht om onbereikbaar te zijn? In Frankrijk wel. Daar is het verboden om na 18 uur nog werkmails te versturen naar medewerkers.
Wat is het eerste dat jij ’s ochtends doet? Je e-mails checken? Zoals zovelen waarschijnlijk... Wanneer kan men nu eigenlijk van een verslaving spreken?
Reisagent is een knelpuntberoep, en daar zijn goede redenen voor.
De vraag naar boekhouders overtreft het aanbod, een trend die al jaren aan de gang is. Daarom kijken bedrijven meer en meer naar gepensioneerde boekhouders...
Thuiswerken is standaard geworden voor veel kantoormedewerkers. Toch zijn er nog veel vragen over deze trend...