In 3 stappen naar een optimaal time management

1. Houd een to-do lijst bij

Om je tijd optimaal te benutten, moet je jezelf op ieder moment tijdens de dag kunnen vragen: “is wat ik nu doe de allerbeste besteding van mijn tijd?”

De belangrijkste vereiste om die vraag te kunnen beantwoorden, is dat je een overzicht hebt van alle taken die je gepland hebt staan. Welke taak móet vandaag af, of anders komt mijn organisatie in de problemen? En welke taak gaat mij het meest effectief vooruit helpen in het bereiken van mijn doelen?

Zorg dus altijd dat je een compleet overzicht van al je taken bijhoudt. Dan pas kun je effectief kiezen aan welke activiteiten je jouw kostbare tijd wilt besteden.

2. Plan iedere werkdag

De laatste actie die je voor het afsluiten van je werkdag voltooit, moet het plannen van de volgende dag zijn. Welke vergaderingen staan morgen gepland (en wat moet je daarvoor voorbereiden)? Hoeveel flextijd moet je vrijhouden voor ad hoc werkzaamheden die van je gevraagd gaan worden? En ten slotte: hoeveel tijd blijft over voor andere werkzaamheden, en aan welke taken van je to-do lijst wil je die tijd besteden?

Deze werkwijze heeft twee voordelen. Ten eerste vermindert het stress, omdat je zonder twijfel aan de uitgekozen taken kunt werken. Ten tweede kan je onderbewustzijn alvast nadenken over de activiteiten van morgen. Zo is de kans groot dat je thuis, onderweg of onder de douche zomaar een briljant idee krijgt!

3. Vergeet je weekly review niet

De weekly review wordt onder andere uitgebreid beschreven door David Allen, dé time management expert van het moment. Neem wekelijks op vrijdagmiddag een halfuur de tijd om al je lijstjes bij te werken en je volgende week te plannen.

Zo zorg je ervoor dat je op koers blijft om je doelen te behalen. Je verstuurt herinneringsmails over zaken waarop je nog wacht, je herevalueert hoe belangrijk iedere open taak is en je denkt actief na over hoe je de volgende stap moet nemen in je lopende projecten.

Als je deze drie activiteiten weet vol te houden, zal je productiviteit door het dak gaan en mag je jezelf een echte time management ninja noemen!

Weerhouden e-mails jou er van om aan je to-do lijst te werken? Kijk op www.emailopkantoor.nl voor een gratis rapport over omgaan met e-mails op kantoor!

(ak) 

Alexander Keehnen is Head of Operations bij de jonge reisorganisatie Tinker en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over het opstellen van een goede to-do lijst zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’.