Altijd en overal werken is uiteraard niet aan te raden. Vroeg of laat dient er zich dan een digitale detox aan. Maar er zijn ook pro’s verbonden aan het altijd toegankelijk zijn van je werk. Zit je vast tussen twee treinstations door een gemiste verbinding? Zit je liever niet met je vingers te draaien in de file? Misschien ben je toe aan een break, maar laat je werk je niet toe om compleet onbereikbaar te zijn?

Enkele tips om voor jezelf een efficiënt mobiel kantoor te ontwerpen …

1. Verbinding is alles

Zonder een deftige netwerkverbinding ben je weinig met je mobiel kantoor. Een documentje opstellen kan misschien nog net, maar e-mail beantwoorden, research doen of updates doorvoeren … vergeet het maar.

Een goede Wi-Fi-verbinding is vaak het efficiëntst, al is die niet altijd gemakkelijk te vinden en ook niet altijd even veilig. Een beveiligd netwerk is nog altijd het beste.

Is er geen goede Wi-Fi-verbinding in de buurt: onbeveiligd, te ver weg, niet sterk genoeg, te traag … noem maar op? Dan zijn sommige smartphones instaat om hun internetverbinding te delen via 4G.

Zit je in een café, restaurant of publieke plaats en zie je dat er een beveiligd netwerk is, maar je hebt het paswoord niet? Probeer dan zeker eens of het wachtwoord niet beschikbaar wordt gesteld voor klanten. Vragen kan geen kwaad.

2. Voorzie een oplader

Op verplaatsing, maar je batterijlader niet bij? Je zal zien dat je laptop of tablet net dan nog maar enkele minuten stroom heeft en gedoemd is om uit te vallen.

Vermijd dergelijke irritante situaties en schaf je een universele of draagbare oplader aan … en sleur die altijd mee!

3. Gebruik de cloud

Cloud computing, het online opslaan en beschikbaar stellen van documenten, wordt steeds couranter. Misschien heb je zelf ook al wel eens gebruik gemaakt van online diensten, zoals Dropbox of Google Drive.

Het voordeel is de toegankelijkheid. Het opslaan van documenten in de cloud zorgt ervoor dat je altijd en overal bij je gegevens kan. Het is dus niet langer nodig om altijd een logge werkcomputer mee te sleuren of je powerpoint eerst op een USB-stick te zetten die waarschijnlijk toch zoek raakt in je handtas of rugzak.

Het nadeel, want ja dat is er ook, is de veiligheid. Sommige online platformen krijgen wel eens te maken met een lek of hackers. Voorzichtig zijn met wat je upload of opslaat is dus de boodschap!

4. Chat met je collega’s

Van thuis of eender waar werken, wil niet automatisch zeggen dat je al die roddels of andere informatieve gesprekken met je collega’s moet missen. Er zijn genoeg online conversatiediensten zoals Skype, Google Hangouts, Facebook, Überconference enzovoort. Of misschien heeft jouw bedrijf wel een interne chatdienst? Genoeg manieren dus om je op de hoogte te houden van alle beslissingen en opmerkingen, of je te betrekken bij vergaderingen.

5. Zorg voor sfeer

Werk je graag in een sfeervolle omgeving en raak je niet echt in je flow zone door het gedruis en geroezemoes in het station of het café? Hoofdtelefoon op en zet je eigen muziekje aan. Creëer je eigen muzikale cocon. Met online diensten zoals Deezer, Spotify en Grooveshark hoef je geen volgeladen muziekmap op je computer te hebben. Zelf geen inspiratie? Dan hebben deze streamingdiensten wel enkele muzieklijstjes klaar.

6. Vermijd paperassen

Kopietjes, post-its, papieren documenten … je kan ze verliezen, vergeten, per ongeluk verfrommelen. Het is onnodig zeulwerk. Scan ze in, sla ze online op. Digitaliseer wat je kan en je hebt het altijd bij.

Programma’s zoals Evernote zijn praktische notitiemakers. Je kan beelden op het klembord plaatsen, in online kattebelletjes verwerken, informatie archiveren en organiseren …

Het programma laat je zelfs toe om je offline notities via foto’s te digitaliseren en een online notitieboekje te maken. Hiervoor werken ze trouwens samen met het legendarische Moleskin, dat al jaren beroemd en berucht is om zijn papieren notitieboekjes en agenda’s.

(sjv) - Bron : Froot.nl