De optimale to-do lijst: 5 tips
Een to-do lijst is cruciaal in elke kantooromgeving. Al die beloftes, spontane ideeën, kattebelletjes, afspraken... Schrijf ze neer voor je ze vergeet!
Meestal draait het inderdaad om het hebben van een planning. Niet heel je leven moet schematisch uitgestippeld zijn, maar lijstjes en bewust geplande cool down-pauzes zijn mooi meegenomen.
Het is verleidelijk om te multitasken, want het geeft je het tijdelijke gevoel om sneller te gaan als je met meer dingen tegelijk bezig bent. Meestal is dat echter niet zo. Het is vooral afleidend en uiteindelijk zit je met meerdere dingen die nog niet afgewerkt zijn en toch tijd opslurpen. Stel dus prioriteiten of beslis gewoon om één ding af te werken. Het verhoogt je focus en het geeft je een voldaan en zekerder gevoel.
Doelgericht werken verhoogt je productiviteit. Target per target halen voelt elke keer als een kleine overwinning. Werk dus taak per taak af. Hoe?
Maak een lijstje om een overzicht te bewaren van wat je nog moet doen. Het kan helpen om te focussen op de prioriteiten. Ben je klaar? Dan streep je het van de lijst.
Iedereen heeft zijn eigen manier om zo’n lijstjes bij te houden. Sommige mensen plannen een week op voorhand, voor sommige mensen is het een dag-tot-dag gewoonte. Sommige mensen zullen enkel een lijstje maken voor een reeks taken die zich plots hebben opgestapeld om snel weer een overzicht te krijgen. Deze lijstjes kunnen ook helpen bij het onderscheiden van hoofd- en bijzaken.
Het woord prioriteit is al enkele keren gevallen, maar als je een drukke job hebt, is het soms moeilijk om te zien wat écht belangrijk is en wat je voor later kan houden. Soms moet je afwegen wat je echt zelf moet doen, wat kan wachten, wat nu moet gebeuren en wat je kan doorschuiven naar iemand anders.
Zeker in tijden van stress en deadlines moet je zien dat je je geen overbodige taken op de hals haalt. Is het niet nodig dat jij het doet? Schrappen. Is het iets zonder vervaldatum? Zet het onderaan de lijst.
To-do-apps, online agenda’s, overzichtelijke digitale notitieboekjes, handige alarmsystemen … Er zijn ontzettend veel handige digitale tools te vinden om je werk zo efficiënt mogelijk in te delen. Je kan ze gebruiken om reminders in te stellen of om doelgerichter te werken. Er zijn zoveel mogelijkheden, dus benut je smartphone en laptop zo goed mogelijk.
Je kan ook oldschool een papieren agenda gebruiken, het hoeft niet altijd digitaal te zijn. De papieren agenda en een notitieboekje hebben hun nut al jaren bewezen en zijn betrouwbaar én efficiënt. Je ziet meteen of je een afspraak hebt, vermijdt dubbele boekingen en plant dagspecifieke taken in.
Hou je agenda dicht bij de hand, zodat je alles meteen kan inschrijven. Doe je dat niet dan kan je wel eens met verkeerd ingeplande afspraken te maken krijgen en loopt het mis.
Opruimen, spammail filteren, administratie … Tijdrovende, ongemakkelijke taken die je liever uitstelt of juist wel doet om te procrastineren.
Plan er enkele keren per week een moment voor in, zodat het niet te erg afleidt van je andere belangrijkere bezigheden. Je bureau opruimen kan je best ’s avonds na je werk doen, je administratie op donderdagochtend. Spammail filteren is misschien iets dat bij jou best op maandagmorgen voor het begin van je werkweek past?
Niet enkele de ongemakkelijke zaken moeten gepland worden. Ook rust is essentieel. Een cool down periode, een wandeling, lunchpauze, even naar muziek luisteren, sporten, een meditatiesessie … het zijn allemaal manieren om even tijd in te lassen om tot jezelf te komen. Voel zelf aan hoeveel je nodig hebt. Voel je er niet schuldig over, het is een investering.
Wie een frisse geest heeft tijdens de dag, werkt efficiënter. Je bent weer scherper én je werkt met meer plezier.
Niet enkel het sociale aspect is belangrijk. Al is het niet te onderschatten. Wie door stress veel op zichzelf zit, gaat zich misschien te veel afsluiten en zichzelf isoleren.
Praten met vrienden of collega’s kan ook tot nieuwe inzichten leiden. Een frisse blik op een probleem waar je al een tijd mee zit, kan een blokkade opheffen. Misschien is een ander perspectief of het verbaliseren van het probleem alles wat je nodig had om tot een doorbraak te komen. Bespreek dus ook problemen. En leer van je omgeving.
Het is niet altijd gemakkelijk om de knop in je hoofd om te draaien na je werkdag. Soms blijf je nog uren napiekeren over een bepaalde taak of een telefoontje. Probeer dat te vermijden.
Leg vast wanneer je werkdag begint en wanneer hij eindigt, zodat je met een gerust gevoel je werk kan afsluiten. Probeer zoveel mogelijk taken volledig af te hebben. Dingen die blijven liggen of niet afgerond zijn, blijven je vaak achtervolgen. Je blijft erover nadenken, zodat je hoofd niet ‘leeg’ is als je naar huis gaat. Laat je werk zo goed mogelijk op kantoor.
Op het einde van je werkdag maak je best even tijd om terug te blikken op je dag.
Neem een kwartiertje om je to-do-lijstje te overlopen. Heb je al je doelen bereikt? Zoniet, ga je de overgebleven taken nu nog afhandelen of begin je er je takenlijstje van morgen mee? Ben je zelf tevreden over wat je hebt bereikt? Hoe kan je dit morgen anders of beter doen? Stel desnoods al een volgend lijstje op.
Door te reflecteren over je dag, sluit je deze ook af.
(sjv) - Bron : Manners.nl
20 april 2020Een to-do lijst is cruciaal in elke kantooromgeving. Al die beloftes, spontane ideeën, kattebelletjes, afspraken... Schrijf ze neer voor je ze vergeet!
Hoewel we tegenwoordig meer in kortere tijd willen doen, is het net beter om te monotasken en je te focussen op één taak per keer.
De wereld staat niet stil en net daarom is het belangrijk dat je je skills blijft perfectioneren. Hoe pak je dat aan zonder het jezelf té moeilijk te maken?
Kijk met een loopbril naar je werk, en je zal versteld staan van het resultaat. Yep, je kan ineens veel doen op één dag!
Gelukkig zijn er een reeks handige tools waarmee samenwerken met collega’s vanop afstand net iets makkelijker verloopt.
Ben jij ook al vaak beginnen plannen om het dan na enkele weken weer op te geven? Wat kan je hier aan doen? 4 handige en praktische tips!
Altijd maar weer dat werk mee naar huis, nooit eens het gevoel dat je taken voor vandaag zijn afgerond ... een herkenbaar gevoel? Het kan ook anders!
De ideale oplossing voor ‘shitjobs’ die elke werknemer heeft is een wekelijks ‘shituur’. Tijdens dit uur geldt er maar een regel: ‘ik doe het nu!’.
To jobhop or not to jobhop? We lijsten de pro’s en cons voor je op!