Boost je efficiëntie op het werk dankzij de 1-3-5-methode

Je takenbakje op het werk lijkt soms een bodemloze put. En hoe hou je al die ballen in de lucht met een to-dolijst zo lang als een bijsluiter? Door je taken slim in te delen met de 1-3-5-methode! Die helpt je om prioriteiten te stellen en loodst je zonder stress door de werkweek.

Als er iets is waar we op de werkvloer verzot op zijn, dan is dat wel een sappige productiviteitshack. Op dit moment is de 1-3-5-methode helemaal in. De naam zegt het al: je selecteert elke dag één grote taak, drie middelgrote taken en vijf kleine taken om af te ronden. Als alles goed gaat, heb je aan het einde van de werkdag negen taken afgevinkt zonder te piekeren over je planning.

Hoe gebruik je de 1-3-5-methode?

Maak een lijst met al je taken voor de komende tijd. Dat kunnen enkel die voor vandaag zijn, of voor de hele week als je meteen een weekplanning wil maken. Zorg ervoor dat elke taak duidelijk is. Noteer dus niet gewoon ‘werken aan project X’, maar concreet welke stappen je wil nemen. Verdeel de taken dan over drie categorieën:

Grote taken nemen de meeste tijd in. Ze brengen je vaak ook het verst vooruit. Denk aan een website opzetten of een rapport uitwerken.
Middelgrote taken zijn belangrijk, maar kleiner. Het gaat om dingen die je echt moet afvinken, zoals een bottleneck die je voor je uit hebt geschoven.
Kleine taken zijn korte bezigheden die niet branden, maar je wel vooruithelpen. Misschien wel een gesprek voorbereiden of enkele documenten scannen.

Selecteer uit die lijst je taken voor vandaag volgens de 1-3-5-methode. Je kan maar één grote taak per dag doen, dus prioriteiten stellen is een must. Dat klinkt misschien beangstigend. Wat als je ze niet allemaal afkrijgt? Maar je zal snel merken dat een goede planning alles in perspectief plaatst.

Hoe efficiënt ben jij? Doe de test!

Waar begin je mee?

Wanneer je de meeste mentale energie op overschot hebt, kan je deep work uitvoeren. Dat is een soort flowstaat waarin je volgens productiviteitsschrijver Cal Newport de beste resultaten levert. Het perfecte moment voor je grote taken die veel energie kosten. De meeste mensen werken 's ochtends het meest gefocust, maar dat kan voor iedereen verschillen. Voel zelf aan wanneer jij het helderst bent en pas je planning aan!

Lees ook: Heb jij soms last van ‘productivity guilt’ en wat doe je eraan?

Welke voordelen heeft de 1-3-5-methode?

Door bewust te kiezen welke taken je wel of niet oppikt, ben je er zeker van dat je je tijd nuttig benut, zonder té veel hooi op je vork te nemen. Bovendien helpt het om je werklast te verdelen over de week. Grote taken voer je niet meer allemaal op één dag uit, maar verspreid je over een bepaalde periode.

Je bent ook zeker van je planning en kan zonder zorgen focussen. Door de grootste taak als eerste aan te pakken, slik je ten slotte meteen de kikker en heb je erna een gevoel van opluchting.

CHECK: 9 tips om minder te werken en toch meer gedaan te krijgen

Is het voor iedereen?

Toegegeven: niet iedereen kan deze methode omarmen. Als je vaste deadlines hebt die je niet zomaar kan verschuiven, is het moeilijker om zelf je planning te maken. Daarnaast is voor sommigen een werklast van negen taken per dag te veel, terwijl anderen gemakkelijk meer gedaan krijgen. Het is dus een handige tool, maar geen one-size-fits-all. Probeer de methode eens uit en kijk of die past bij jouw job.