Voici les 10 plus grandes frustrations lors de réunions

Pour de nombreux employés, les réunions constituent une source de frustration. Une enquête menée par Protime, le spécialiste de la gestion du temps et du personnel, auprès de 1.000 employés belges francophones montre que les réunions organisées au bureau constituent parfois un sujet d'agacement pour près de trois quarts des employés (73,4%). Pour 38% d'entre eux, c'est même souvent ou toujours le cas.

Presque tout le monde (93,4%) participe de temps à autre à des réunions au bureau. Certains les adorent, d'autres ne les supportent pas. Près de quatre employés sur dix (38%) appartiennent à la deuxième catégorie et se montrent généralement - voire toujours - irrités par ces réunions. Et ce ressenti se marque avec l'âge. Il concerne 44,6% des plus de 55 ans contre 42,1% des 35 à 54 ans et 29,2% des moins de 35 ans.

Les principales frustrations résultent de réunions qui ne servent à rien (42,2%). Ces ‘réunions inutiles’ nous font perdre en moyenne trois heures de travail par semaine. Pour un employé sur dix (10,7%), il est même question de six heures, voire davantage.

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Les dix plus importantes frustrations liées aux réunions :

Réunion inutile (42,2%)
Consacrer trop de temps à des sujets non pertinents (38,1%)
La réunion se termine sans action ou décision directe (33,9%)
On s’écarte trop de l’objectif ou de l’ordre du jour (27,9%)
Trop de discussions qui ne laissent pas à chacun le temps de s’exprimer (22,5%)
Des réunions trop longues, sans pauses (21,4%)
Absence d’un ordre du jour ou d'une structure claire (20,1%)
Certains participants n’écoutent pas les autres (20%)
Des participants ‘font autre chose’ pendant la réunion (19,3%)
Des participants arrivent en retard (17,3%)

La réunion aurait pu être remplacée par un e-mail

Un peu plus d'un cinquième des personnes interrogées (21,4%) n'apprécient pas les réunions qui durent trop longtemps. Les entreprises ont tout intérêt à agir sur ce point : plus de quatre employés sur dix (43,2%) ne peuvent se concentrer au-delà d'une demi-heure. Après 45 minutes, plus de trois quarts des participants (76,1%) voient leur esprit décrocher.

“Les réunions ne constituent pas une fin en soi, mais un moyen stratégique. Seuls ceux qui partent d'un objectif clair, d'un ordre du jour précis et avec les 'bonnes' personnes autour de la table - pensez à la règle des deux pizzas: n'invitez pas plus de participants que ce que deux pizzas peuvent nourrir - obtiennent de bons résultats. Si trois personnes sur quatre décrochent mentalement après 45 minutes, il faut arrêter d'organiser des réunions par habitude. Le temps est notre plus précieuse ressource : considérons les réunions comme un investissement et pas comme un automatisme,” indique Lode Godderis, professeur de médecine du travail à la KU Leuven.

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Une culture de réunion plus saine

Heureusement, à entendre plus de quatre répondants sur cinq (82%), on prend de plus en plus souvent des mesures visant à améliorer l’efficacité des réunions. C'est notamment possible en fixant un objectif clair, défini préalablement (26,2%), en respectant un planning strict (18%) et en rendant obligatoire une préparation personnelle à la réunion (17,1%).

Que fait votre organisation pour rendre les réunions plus efficaces ?

Toutes les réunions ont un objectif clair, défini préalablement (26,2%)
Un planning strict est respecté, pour que tous les points de l’ordre du jour puissent être traités (18%)
La préparation personnelle à la réunion est obligatoire (17,1%)
La réunion débouche toujours sur des points d’action concrets (16,5%)
Un président est désigné. C’est lui qui dirige la réunion (13,1%)
Sans ordre du jour, pas de réunion (12,2%)
On encourage la participation active, par exemple, par des stand-ups ou des promenades (9,7 %)
Les ordinateurs portables et smartphones sont interdits pendant la réunion (8,9%)

“Conduire des réunions de manière efficace n'a pas seulement pour effet de gagner du temps. Cela permet aux collaborateurs de travailler de façon plus concentrée tout en renforçant la cohésion de l'équipe. En abordant les réunions autour d'objectifs précis, on crée de l'espace pour la collaboration, de meilleures relations entre collaborateurs et on atteint des résultats supérieurs" conclut Florent Bovicelli, porte-parole de Protime.

(es/kv/eh) Source : Protime