De 10 grootste vergaderfrustraties

Vergaderen is voor veel Vlamingen een bron van frustratie. Maar liefst 86% van de Vlamingen ergert zich wel eens aan vergaderingen op het werk. Bij bijna de helft (49%) is dit zelfs meestal of altijd het geval, zo blijkt uit een onderzoek van iVOX, in opdracht van Protime - marktleider in onder meer tijdregistratie en workforce management - bij 1.000 Vlaamse bedienden.

Vergaderingen op het werk: bijna iedereen (95%) krijgt er mee te maken. Sommigen zijn fan, anderen hebben er een hekel aan. Ongeveer de helft (49%) van de Vlamingen behoort tot de laatste groep en ergert zich er meestal tot altijd aan. Bij vrouwen (51%) is dit iets vaker het geval dan bij mannen (46%).

De grootste vergaderfrustratie is het te lang blijven hangen bij niet relevante onderwerpen (51%), op de voet gevolgd door vergaderingen die weinig of niets opleveren (50%). Die ‘nutteloze vergaderingen’ kosten ons gemiddeld drie uur werktijd per week. Bij één op de tien werknemers loopt dat zelfs op tot acht uur of meer.

Lees ook: Deze 4 vergader-types vermijd je best

De tien grootste vergaderfrustraties

Te lang blijven hangen bij niet relevante onderwerpen (51%)
Nutteloze vergaderingen (50%)
Geen concrete acties of besluiten na de vergadering (46%)
Er is geen duidelijke agenda of structuur (29%)
Er wordt afgeweken van het doel of de agenda (28%)
Mensen zijn tijdens de vergadering met andere dingen bezig (26%)
Deelnemers die niet luisteren naar anderen (26%)
Vergaderingen die niet zijn voorbereid (23%)
Vergaderingen die te lang duren zonder pauzes (23%)
Deelnemers die te laat komen (20%)

Vergaderhygiëne: weg met nutteloze vergaderingen!

This meeting could have been an e-mail

Bijna een kwart van de bevraagden (23%) ergert zich aan vergaderingen die te lang duren. Bedrijven hebben er alle belang bij om hier op in te zetten, wetende dat bijna de helft van de respondenten (45%) niet langer dan een half uur geconcentreerd kan vergaderen. Na 45 minuten haakt zelfs drie op de vier deelnemers mentaal af.

Volgens Gille Sebrechts, CEO van Protime, toont het onderzoek aan dat vergaderen efficiënter kan. “Gelukkig wordt hier bij ruim drie kwart van de werknemers (76%) actief op ingezet. Bijvoorbeeld door concrete actiepunten op te stellen (27%) of een voorzitter aan te duiden die de vergadering in goede banen leidt (25%). Dat zorgt voor een gezondere vergadercultuur en voorkomt dat deelnemers vergaderen als tijdverlies ervaren.”

CHECK: 5 tips van Elon Musk om efficiënter te vergaderen

Een gezonde vergadercultuur

“Vergaderen is geen doel op zich, maar een strategisch middel. Alleen wie vertrekt van een duidelijk doel, een scherpe agenda en de juiste mensen aan tafel - denk aan de twee-pizza-regel: nodig niet meer mensen uit dan je met twee pizza’s kan voeden - haalt er echt rendement uit”, legt Lode Godderis, professor arbeidsgeneeskunde aan de KU Leuven, verder uit.

“Als drie op de vier deelnemers na 45 minuten mentaal afhaken, dan moeten we stoppen met vergaderen uit gewoonte. Tijd is onze meest schaarse hulpbron: behandel vergaderingen daarom als een investering, niet als een automatisme.”

Gelukkig wordt er volgens ruim drie kwart van de bevraagden (76%) actie ondernomen om de efficiëntie van vergaderingen te verbeteren. Dit gebeurt bijvoorbeeld door concrete actiepunten op te stellen (27%), een voorzitter aan te duiden die de vergadering in goede banen leidt (25%) en een strakke agenda en planning te hanteren, zodat alle onderwerpen aan bod komen (23%).

Ontdek: 5 succesfactoren voor online vergaderen

Wat gebeurt er om de efficiëntie van vergaderingen te verbeteren?

Er worden concrete actiepunten opgesteld (27%)
Men stelt een voorzitter aan om de vergadering te leiden (25%)
Er wordt een strakke planning aangehouden, zodat alle agendapunten behandeld kunnen worden (23%)
Zonder agenda vindt de vergadering niet plaats (17%)
Er komt alleen een vergadering als het doel helder is (15%)
Er mogen geen laptops of telefoons mee naar de vergadering (7%)
Een fysiek actieve houding wordt gestimuleerd. Bijvoorbeeld door stand-ups (6,5%)
Zonder persoonlijke voorbereiding wordt er niet deelgenomen aan de vergadering (3%)

“Effectief vergaderen is veel meer dan tijd besparen. Het zorgt ervoor dat collega’s meer gefocust kunnen werken, zich minder gefrustreerd voelen en sterker verbonden zijn met hun team. Door vergaderingen doelgericht en efficiënt aan te pakken, creëer je ruimte voor samenwerking, meer camaraderie op de werkvloer én betere resultaten," besluit Gille Sebrechts, CEO van Protime.