5 tips van Elon Musk om efficiënter te vergaderen

Werknemers die van de ene meeting in de andere vliegen en daarbij het gevoel hebben dat ze aan het einde van de werkdag niets zinnigs hebben gepresteerd: dat kan beter. Maar hoe? Door met een andere – atypische – bril naar het onderwerp ‘vergaderen’ te kijken. Zoals vergadergoeroes Elon Musk en co dat doen. Deze tips trek je ook makkelijk door naar jouw (online) meetings.

Welk nieuw ERP-systeem willen we implementeren? Hoe geven we ons AI-beleid vorm? En waar gaat het teamtripje dit jaar naartoe? De topics die rond een vergadertafel passeren gaan van belangrijk tot futiel. Al wil dat niet zeggen dat je voor de kleinste dingen geen vergadering kan organiseren.

De efficiëntie zit in de aanpak. We sommen vijf tips op die je vergaderingen een niveautje hoger duwen.

1. Vergader met een helder doel

Een meeting heeft een helder einddoel nodig. Een wekelijks terugkerende vergadering kan dus zeker, maar moet wel steeds een relevante uitkomst hebben. Merk je na verloop van tijd dat het nut uit die wekelijkse bijeenkomst verdwenen is, dan schrap je ‘m misschien beter uit de agenda.

Hou het daarbij ook lekker kort in 30 minuten. En doe het bij voorkeur staand. Wie zit, heeft namelijk de neiging om een meeting eindeloos te rekken. Om steeds dieper weg te zakken in onnodige agendapunten...

Lees ook: Deze 4 vergader-types vermijd je best

2. Nodig enkel relevante schakels uit

Een meeting bijwonen om er gewoon ‘bij te zijn’ is passé. Daar waar het vroeger misschien de bedoeling was om met zoveel mogelijk ogen en oren van verschillende departementen rond de vergadertafel te zitten, is die gedachtegang vandaag niet meer relevant. Een teamlead kan makkelijk het eigen team briefen na de meeting.

Vier tot zes mensen in een vergadering zou het maximum zijn om efficiënt te overleggen. Als het voorstellingsrondje dus langer duurt dan de eigenlijke meeting, weet je dat er iets scheef zit.

3. Las afgeklokte spreektijd in

Een vergadering heeft structuur nodig. Van de hak op de tak springen, elkaars zinnen afkappen, door elkaar praten, ... De mensen die graag op deze manier vergaderen, kan je op één hand tellen. Door een spreektijd van vijf minuten per persoon in te lassen, zorg je voor structuur. En relevantie!

Elke persoon die aanwezig is moet z’n zegje doen. Het is daarbij ook een goede oefening voor introverte medewerkers: hoe kan ik mijn punt maken? Door tijd te krijgen om dit te doen, valt de meeting minder vaak stil en ga je voor een efficiënter gebruik van de vergadertijd.

Vergaderhygiëne: weg met nutteloze vergaderingen!

4. Wijs een beslissingsnemer aan

Een vergadering met zes mensen organiseren is prima. Maar geef één iemand het recht om een knoop definitief door te hakken. Zo niet, dan blijf je in cirkeltjes ronddraaien als je het ergens niet eens over geraakt.

Vergaderingen dienen om beslissingen te nemen. Eén persoon aanduiden die daarover waakt, is een goede stap richting een efficiënte vergadering. De initiatiefnemer van de meeting hoeft daarbij niet per se de leidende persoon tijdens de vergadering te zijn.

CHECK: Knopen doorhakken in een vergadering doe je zo

5. Stel een minutieuze agenda op

Een agenda is de leidraad doorheen een professionele bijeenkomst. Oké, een gedetailleerde versie vraagt wel wat voorbereidingswerk, maar het is een absolute win voor de meeting zelf. Vink punten daarbij ook écht af wanneer ze behandeld zijn. Of scheur ze uit een notitieboekje. Zo kom je er ook niet (snel) op terug tijdens de vergadering en kan je door naar het volgende item.

Als je die strategie in sneltempo toepast op alle punten, kan je in een mum van tijd je werkdag weer hervatten. Succes!