1. Pas trop de multitasking

Êtes-vous quelqu'un qui veut avoir un emploi du temps rempli en permanence ? Il se peut que vous entrepreniez toutes sortes d'activités supplémentaires en plus de vos tâches principales. Par conséquent, vous manquez souvent de temps alors que vous voulez réellement vous rendre le plus utile possible. Dès qu’une petite tâche supplémentaire apparaît, demandez-vous si vous avez vraiment le temps de vous en occuper ou si vous ne pouvez pas la laisser de côté jusqu'à ce que votre agenda soit moins chargé. Travaillez par priorités, cela vous permettra d’abattre encore plus de travail.

2. Planification

Assurez-vous d'avoir un horaire et de savoir quelle priorité doit être donnée à quel élément. Gardez une trace de vos prochains rendez-vous et prenez l'habitude de consulter votre agenda la veille afin de préparer ce qui doit être préparé. Parcourez-le encore une fois le matin pour que votre programme soit frais dans votre tête et que votre journée soit bien remplie. Vérifiez à nouveau l'après-midi si vous n'avez rien oublié. Si nécessaire, mettez un rappel sur votre ordinateur portable ou programmez une alarme supplémentaire sur votre smartphone.

3. Ne surchargez pas votre agenda

Veillez à laisser de l'espace dans votre agenda. Avez-vous une deadline à 10 heures ? Assurez-vous d’être prêt avant 10 heures et non à 10 heures. Cela vous laissera un peu de temps entre chaque tâche. La même chose s'applique aux rendez-vous. Avez-vous un entretien d'embauche à 13 heures ? Vous devez vous dire que les trains peuvent avoir du retard, que vous pouvez rater votre correspondances de bus ou qu’il peut simplement y avoir des embouteillages. Prévoyez dans votre tête vos rendez-vous et deadlines un peu plus tôt que l'heure réellement convenue. Vous aurez l’esprit tranquille et ne devrez pas vous précipiter en permanence. Vos amis, vos employés ou vos relations d'affaires vous remercieront et n'auront pas à vous attendre inutilement.

4. Faites le moins possible à la dernière minute

Un rendez-vous de dernière minute peut arriver mais il peut également bouleverser vos priorités et votre emploi du temps. Est-il nécessaire de vous rendre immédiatement à ce nouveau rendez-vous ou cela peut-il encore attendre ? Pesez le pour et le contre et ajustez votre planning si nécessaire. Contactez les personnes avec qui vous aviez planifié un rendez-vous ou une réunion et faites leur savoir qu'il est possible que vous soyez en retard. Donnez une estimation de votre retard ou proposez une nouvelle heure de rendez-vous si cela s’avère possible.

5. Tenez compte des obstacles (lisez : Murphy)

Lorsque vous planifiez ou convenez un rendez-vous, vous vous basez généralement sur une situation idéale : pas d'embouteillage, pas de feux de signalisation, pas de retard,... La journée comme elle devrait idéalement être. Mais la loi de Murphy n’est jamais bien loin et, si vous êtes un retardataire dans l’âme, il y a de fortes chances que vous y ayez déjà été confronté... "Maudit sois-tu Murphy".

Au lieu de calculer votre temps de trajet sur base du monde idéal, prenez compte de ce qui pourrait mal tourner. Ce n'est pas parce que vous avez couvert une distance en 15 minutes au lieu des 45 minutes habituelles que vous y parviendrez désormais toujours en 15 minutes. Evitez de vous piéger à votre propre jeu. Imaginez le pire, vous serez moins déçu lorsque vous prendrez plus de temps ou que votre rendez-vous durera plus longtemps. Prenez un train plus tôt, faites le plein avant d'aller sur l'autoroute, préparez vos tenues, chargez vos appareils à l'avance, vérifiez les heures de transports publics sur une application en temps réel afin d’être au courant des retards,... Si nécessaire, faites une contre-proposition si une date n'est pas complètement envisageable et reportez votre rendez-vous à un moment ultérieur. Vous aurez dès lors plus de temps et éviterez de transpirer pour arriver quelque part dans les temps. Votre entreprise vous en sera reconnaissante.

(eh/jy) - Source : Man Man