VDAB - Brussel.
Management Assistent
Functieomschrijving
Voor VDAB zijn we op zoek naar een ervaren management assistent (m/v/x).
Als management assistent ondersteun je het afdelingshoofd Facility in de dagelijkse werking van de afdeling.
Ben je nauwgezet en klantvriendelijk? Kan je heel goed zelfstandig werken en ben je een kei in plannen? Draag je discretie hoog in het vaandel?
Stel je dan zeker kandidaat voor deze functie!
Facility maakt deel uit van de ondersteunende diensten en richt zich voornamelijk op het beheer van vastgoed, inrichting van de gebouwen, mobiliteit en energie. De operationele diensten zorgen voor dagelijks en periodiek onderhoud van de gebouwen, zowel technisch als op vlak van schoonmaak. Daarnaast staan zij ook in voor de catering (aanbod van broodjes, snacks en dranken) op de werkvloer.
Als management assistent neem je de volledige organisatie van de secretariaatstaken voor het afdelingshoofd Facility op jou:
Daarnaast wordt de Management Assistent ook ingeschakeld als administratieve ondersteuning bij de dienst Gebouwen. Deze opdracht houdt oa. in: verzorgen briefwisseling (oa. aangetekende brieven), klasseren van juridische documenten, verslaggeving dienstvergaderingen,…).
De afdeling Facility bestaat uit een 50-tal medewerkers op de Centrale Diensten. Het is een dynamisch, open team dat zeer nauw samenwerkt aan diverse dossiers over de diensten heen.
In de provincies zijn nog ongeveer 420 Facility-medewerkers aan de slag. Dat zijn vooral technische onderhoudsmedewerkers, medewerkers schoonmaak en medewerkers kantine.
Als management assistent ondersteun je het afdelingshoofd Facility in de dagelijkse werking van de afdeling.
Ben je nauwgezet en klantvriendelijk? Kan je heel goed zelfstandig werken en ben je een kei in plannen? Draag je discretie hoog in het vaandel?
Stel je dan zeker kandidaat voor deze functie!
Facility maakt deel uit van de ondersteunende diensten en richt zich voornamelijk op het beheer van vastgoed, inrichting van de gebouwen, mobiliteit en energie. De operationele diensten zorgen voor dagelijks en periodiek onderhoud van de gebouwen, zowel technisch als op vlak van schoonmaak. Daarnaast staan zij ook in voor de catering (aanbod van broodjes, snacks en dranken) op de werkvloer.
Als management assistent neem je de volledige organisatie van de secretariaatstaken voor het afdelingshoofd Facility op jou:
- agendabeheer (inplannen meetings, aanvragen dranken/lunches, reserveren vergaderzalen/parkeerplaatsen voor externe bezoekers …);
- notuleren bij vergaderingen en verslagen maken, o.a. voor het 2-wekelijkse beleidsteam Facility waar alle diensthoofden samenkomen;
- ·opmaken lijsten met actiepunten en deze opvolgen;
- ·opmaken/voorbereiden van sjablonen die door diverse collega’s kunnen aangevuld worden;
- behandelen/sorteren van inkomende post;
- ·op een correcte manier verwerken en beheren van gegevens die door het afdelingshoofd of de diensthoofden worden aangereikt;
- digitaliseren van documenten (inscannen, archiveren, …);
- beantwoorden van telefoons.
Daarnaast wordt de Management Assistent ook ingeschakeld als administratieve ondersteuning bij de dienst Gebouwen. Deze opdracht houdt oa. in: verzorgen briefwisseling (oa. aangetekende brieven), klasseren van juridische documenten, verslaggeving dienstvergaderingen,…).
De afdeling Facility bestaat uit een 50-tal medewerkers op de Centrale Diensten. Het is een dynamisch, open team dat zeer nauw samenwerkt aan diverse dossiers over de diensten heen.
In de provincies zijn nog ongeveer 420 Facility-medewerkers aan de slag. Dat zijn vooral technische onderhoudsmedewerkers, medewerkers schoonmaak en medewerkers kantine.
Profiel
- Je bent in het bezit van een bachelor diploma én je hebt minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
- Je hebt grondige kennis van de in de organisatie gangbare softwarepakketten (Google mail en drive, spreadsheets, documenten, presentaties);
- Je bent discreet.
Aanbod
Tijdelijk contract via interim voor 1 jaar.
Plaats tewerkstelling: Keizerslaan, 1000 Brussel, België - na een inwerkperiode kan je ook afwisselend thuiswerken.
Voltijds contract van 38u per week in een glijdend uurrooster.
Verloning op B111 niveau waarbij relevante ervaring meegenomen kan worden in de loonberekening. Dit wordt verder aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, enz.
Plaats tewerkstelling: Keizerslaan, 1000 Brussel, België - na een inwerkperiode kan je ook afwisselend thuiswerken.
Voltijds contract van 38u per week in een glijdend uurrooster.
Verloning op B111 niveau waarbij relevante ervaring meegenomen kan worden in de loonberekening. Dit wordt verder aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, enz.
Praktische informatie
Vorige
van
Volgende