Plan elke week een ‘shituur’

“Op zich vond ik dit een schitterend idee”, aldus Time Management expert Tim Christiaens. “Planning is een van de hoekstenen van tijdsbeheer, maar het biedt geen garantie voor het vermijden van uitstelgedrag. Iedereen krijgt nu eenmaal taken voorgeschoteld die je niet kunt delegeren.”

De regels

De ideale oplossing voor dit soort van ‘shitjobs’ is een wekelijks ‘shituur’. Tijdens dit uur geldt er maar een regel: ‘ik doe het nu!’. Het is een heilig uur dat je enkel kan uitstellen als de wereld vergaat.

Wanneer je dit uur inplant maakt niet uit, zolang het een routinemoment wordt. Wanneer tijdens de week zulke opdrachten je pad kruisen, zet deze dan meteen in je systeem met het label ‘shituur’. Je zult merken dat wanneer het shituur aanbreekt, je hier mentaal ook helemaal klaar voor bent. Deze taken zullen op dat ogenblik best wel meevallen. Het is dus een kwestie van perceptie en routine.

Hoe ga je te werk?

1. Maak een lijstje van een aantal ‘shitjobs’ (bijvoorbeeld: het betalen van rekeningen, het beantwoorden van lastige e-mails, het archiveren van documenten enzovoort)
2. Probeer in te schatten hoeveel tijd je wekelijks nodig hebt om deze taken uit te voeren.
3. Bekijk je agenda en bepaal welk(e) tijdstip(pen) het best voor je uitkomen en maak er meteen een herhaalafspraak van voor de komende jaren.

(tc) 

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer.