De 10 grootste vergadermissers + hoe ze te voorkomen!

Vergaderen is noodzakelijk wanneer zaken niet via e-mail of telefoon kunnen worden geregeld en wanneer ideeën en meningen van verschillende mensen tegelijk moeten worden gehoord. Maar op een meeting kan dus aardig wat mislopen ...

1. Werknemers arriveren te laat

Niets irritanter dan een vergadering die wordt gestoord door werknemers die te laat binnenkomen. Organiseer een meeting dan ook niet te vroeg. Best is om te wachten tot na de ochtendspits, zodat werknemers zeker op tijd kunnen zijn. Maak ook duidelijke afspraken over het beginuur van de vergadering en laat beleefd weten dat laatkomers niet worden geapprecieerd.

2. Er werden te veel mensen uitgenodigd

In vergaderingen worden vaak mensen uitgenodigd die eigenlijk niets met het project te maken hebben of van het onderwerp niets afweten. Een goede voorbereiding van een meeting houdt onder meer in dat je nadenkt over welke personen onmisbaar zijn op de vergadering en welke eigenlijk niet.

3. Er ontstaan discussies die niet ter zake doen

Soms kan er in een vergadering onnodig worden uitgeweid over onderwerpen die er eigenlijk niet toe doen. Zorg er daarom altijd voor dat er iemand verantwoordelijk is voor de agenda van de vergadering, die als een soort scheidsrechter toekijkt of er niet al te veel wordt afgeweken van de te bespreken onderwerpen.

4. Na de vergadering is er nog steeds niets beslist

Wees duidelijk over het einddoel van de vergadering. Moeten er gewoon zaken worden uitgelegd of herhaald aan werknemers, of moeten er echt nieuwe beslissingen worden genomen? Ook wanneer er gestemd moet worden, kan je dit beter duidelijk vooraf melden. Is een halve meerderheid voldoende of moet echt iedereen akkoord gaan?

5. Het is niet precies duidelijk waarover de vergadering gaat

Wees bij de aankondiging van de meeting duidelijk waarover het zal gaan. Zo kan iedereen zich optimaal voorbereiden, eventuele vragen bedenken en zal de vergadering op tijdsvlak minder uit de hand lopen.

6. De vergadering verloopt structuurloos

Stel een duidelijke agenda op van de te bespreken onderwerpen. Zeker wanneer er veel moet worden besproken, is dit handig. Zo kunnen de verschillende agendapunten stap voor stap worden afgehandeld en verandert de meeting niet in een zootje.

7. De vergadering neemt veel meer tijd in beslag dan afgesproken

Bereken vooraf hoeveel tijd ieder onderwerp maximum in beslag mag nemen. Deel dit desnoods aan de deelnemers mee, zodat er niet nodeloos over één bepaald onderwerp wordt gediscussieerd, waardoor andere onderwerpen niet meer aan bod kunnen komen.

8. Belangrijke personen zijn niet uitgenodigd

Vooral in vakantieperiodes is het niet altijd gemakkelijk om een vergadering te organiseren waar iedereen die ertoe doet aanwezig kan zijn. Als die ene werknemer die het meest van het project afweet twee weken afwezig is, aarzel dan niet om de meeting tot dan eventjes uit te stellen.

9. Er wordt vergaderd totdat iedereen het met elkaar eens is

Helaas, je kan er alleen maar van dromen dat iedereen het op elk vlak met elkaar eens raakt. Zoek daarom naar een gulden middenweg, waar iedereen (of bijna iedereen) zich min of meer bij kan neerleggen. Op vergaderingen moet immers iedereen wat water bij de wijn doen.

10. Sommige werknemers worden tijdens de vergadering niet gehoord

Minder mondige werknemers komen vaak niet aan bod in drukke vergaderingen. Luister echter ook naar hen en vraag duidelijk naar hun mening. Zo vermijd je dat ze achteraf naar jou komen en jou toevertrouwen waarom bepaalde genomen beslissingen toch niet zo’n goed idee zijn.

(nm) – Bron: Managersonline.nl