Une tête vide est plus efficace

« Déterminez où vous voulez aller et veillez à avoir la tête vide avant d’entamer quelque chose. » Les conseils du maître : « Les gens qui travaillent à l’usine ou dans une ferme savent précisément quand ils doivent faire telle chose. Ce n’est pas que leur travail soit plus facile que celui des travailleurs intellectuels mais c’est tout de même plus clair », raconte David Allen. « Je cherche donc la même évidence en ce qui concerne le travail intellectuel .Vous pouvez recourir à cette méthode pour avoir moins de stress et ne pas attendre la dernière minute dans tout ce que vous entreprenez. »

Tout sur post-it

Vous pensez en permanence à tout ce qu’il vous reste à faire et à vos urgences : ce n’est pas source de bien-être. Selon David Allen, il y a une chose qui aide ; notez ce que vous avez en tête sur des post-its, des feuillets, ou dans votre mailbox ou envoyez-le à quelqu’un qui peut vous le rappeler. Faites confiance aux gens et aux applications qui vous aideront à vous souvenir de faire telle ou telle chose au moment nécessaire. Ni trop tôt et surtout ni trop tard. Tout ce qui est fait, vous ne devez plus y penser lorsque vous démarrez une activité ou un projet. Vous n’avez plus rien d’autre à penser.

Etape 1 : par où commencer ?

Mais cette méthode Getting Things Dones, qu’est-ce que c’est ? Par où commencer pour mettre de l’ordre ? Clarifier et maîtriser vos activités, cela demande un peu de préparation, mais ce n’est pas bien sorcier. Vous en retirerez du bénéfice après quelques heures seulement de préparation.

David Allen vous conseille de commencer par noter tout ce que vous avez en tête et que vous devez éviter d’accumuler ; il appelle cela votre ‘bac in’, plein de choses différentes qu’il vous reste à terminer, comme :

• Des papiers (perdus dans des piles obscures)
• Des prises de note de conversations ou de messages téléphoniques
• Des idées diverses
• Des souhaits
• Des idées de vacances
• Des personnes à qui consacrer plus d’attention
• Du courrier
• Des notes de réunion
• … et tout ce qui vous vient à l’esprit

Pour certaines choses, c’est plus facile de faire un bac in, par exemple pour vos emails. Vous en ouvrez autant que vous en avez besoin, c’est le conseil d’Allen, « mais pas plus ». Reprenez aussi votre bureau en mains : triez et voyez ce qui n’a pas sa place en permanence. Tiroirs de bureau, tables, étagères de livre, les murs et même l’éclairage et les meubles.

Etape 2 : qu’allez-vous en faire ?

Juste comme si tout était fait, videz votre bac in et voyez ce qu’il reste à accomplir pour chaque item. Qu’est-ce qu’il faut faire ensuite ? Où pouvez-vous les stocker afin d’être sûr de vous en souvenir ? Dans votre agenda électronique, votre bibliothèque, un bloc notes dans votre poche, votre smartphone, un enregistreur ? Et dans quel délai vous voulez entreprendre les actions utiles ? Si vous n’êtes pas sûr ou si vous n’allez rien en faire, placez-les dans un folder ‘facultatif’. Mais faites des choix : si vous êtes sûr de ne jamais rien en faire, jetez-les.

Vous pouvez par exemple trier les mails dans votre inbox :

• A exécuter : cela prend moins de deux minutes, alors faites-le tout de suite. Cela coûte moins de temps que de le classer.
• A déléguer : quelqu’un d’autre peut le faire mieux que vous.
• A reporter : cela peut être fait plus tard.

De nombreux partisans de la méthode ont si enchantés de la vue qu’ils en ont juste en organisant leur mailbox qu’ils l’ont maintenue.

Aussi pour le privé

L’approche d’Allen est une approche par étape qui peut très bien s’appliquer à votre vie en général. Les activités privées deviennent aussi plus amusantes, dit-il. « Si vous jouez avec le chien, vous pouvez vous y consacrer entièrement si vos pensées ne vous détournent pas vers d’autres sujets de préoccupation. Parce que vous savez ce qu’il vous reste à faire, vous avez même posé vos priorités et les avez intégrées dans un système toujours à votre portée qui vous avertit de ce qui doit être fait. Ainsi vous pouvez prendre du temps pour entreprendre vos activités et juger si elles ont toutes la même priorité. David Allen a ainsi compté pas moins de 150 items dont il n’allait pas vraiment avoir besoin à court terme. « C’est un chiffre moyen », dit-il.

Soulagement

Sa méthode n’est pas bouleversante, Allen l’avoue sur www.vkbanen.nl. Il cherchait d’abord une manière d’expliquer aux travailleurs intellectuels comment ils pouvaient maîtriser leur travail. « Ce n’est pas pour rien que certains intellectuels trouvent agréable de faire de temps en temps des choses sur lesquelles ils ne doivent pas réfléchir, comme remplacer un pneu. Ils sont tous les jours occupés à penser ’ à qui téléphoner, que visiter, qu’acheter, penser à… ‘ C’est comme s’ils étaient soulagés de récupérer le contrôle de leurs activités. »