Travailler sans papier : 5 règles de base

Pas besoin de vous expliquer pendant des heures qu’utiliser peu ou pas de papier est bon pour l’environnement. Il y a toutefois bien d’autres raisons de l’interdire sur votre lieu de travail.

Cela évite le désordre, préserve beaucoup d’arbres et vous pourrez bien plus facilement retrouver et protéger des documents importants s'ils sont numérisés. De plus en plus d'entreprises passent à l’archivage numérique, ce qui permet d'économiser d'inombrables frais de stockage. À la maison, vous pouvez également numériser vos documents administratifs.

Les 5 lignes directrices suivantes vous permettront de travailler sans papier.

1. Sélectionnez

Commencez à parcourir manuellement tous vos documents papier et sélectionnez ceux dont vous avez encore besoin. Soyez prudent avec les documents comptables, il vaut mieux en garder un de trop qu’un de trop peu.

Lorsque vous procédez à une opération de numérisation, avoir une broyeuse de papier n'est pas un luxe inutile. Vérifiez bien les documents que vous comptez jeter afin d’éviter de perdre de précieuses données.

2. Scannez

Les documents que vous souhaitez garder doivent être numérisés. Les bons scanners sont relativement chers mais cela vaut le coup d’investir dans du bon matériel. Les versions plus abordables sont destinées à numériser de temps en temps l’un ou l’autre document. Lorsque vous utiliserez votre scanner sur votre lieu de travail, vos collègues feront de même et il tournera très souvent à plein régime. Privilégiez la qualité.

Dernier conseil : enregistrez tous vos documents en format PDF. C'est un type de fichier assez répandu qui peut être lu par presque tous les programmes. Il est dangereux d'opter pour d'autres extensions car elles peuvent plus rapidement disparaître ou être remplacées que les fichiers PDF que tout le monde connaît.

3. Structurez

Le travail sans papier évite beaucoup de déchets, à condition que vous ne numérisiez pas à outrance. Réfléchissez bien à la structure de vos dossiers afin de pouvoir trouver rapidement les documents souhaités. Si plusieurs personnes doivent enregistrer ou consulter les mêmes dossiers, assurez-vous que tout le monde en comprenne bien les titres.

4. E-mails

Peu de personnes y pensent mais c’est très utile : enregistrez également vos e-mails hors ligne. De cette façon, vous les aurez toujours à disposition même s'il n'y a pas de connexion Internet à proximité.

5. Sauvegardez

Lorsqu'un incendie éclate, tous les documents papier sont en danger. Il est fortement conseillé de stocker toutes vos données à un deuxième endroit. Dans un environnement cloud, vous pourrez effectuer une sauvegarde hors connexion de tous vos documents et serez à même de les consulter en ligne sur d'autres ordinateurs.

Un autre grand avantage du travail sans papier est que vous avez tous vos documents dans votre poche, en permanence et partout. Connectez votre iPad et votre téléphone mobile à votre ordinateur et vous verrez que votre mallette deviendra bien plus légère.

(eh/jy)