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6 conseils pour gérer vos e-mails sans stress

6 juin 2019
Lisez-vous tous vos e-mails dans les cinq minutes ? Ou consultez-vous plutôt votre boîte de réception trois fois par jour ? Les messages qui continuent d’affluer causent beaucoup de stress. Rassurez-vous, grâce à quelques conseils pour gérer intelligemment vos mails, vous serez à nouveau soulagé en un rien de temps.

1. Moments spécifiques réservés aux e-mails

Une personne peut travailler parfaitement pendant des heures sans lire un seul mail alors que l'autre a peur de rater une information importante et vérifie immédiatement chaque message qu'elle reçoit. Quelle est la meilleure attitude à adopter ? Tout dépend de vous et de votre travail. Essayez les deux techniques et vous verrez vite celle qui vous convient le mieux.

Conseil utile : Outlook dispose d'une "boîte de réception ciblée", Apple Mail fonctionne avec les "VIP" et Gmail permet de trier les "e-mails importants". Ces outils pratiques vous envoient des notifications en cas de réception de messages 'prioritaires'. Vous encodez préalablement les expéditeurs ou les sujets qui vous tiennent à cœur et n’êtes pas constamment distrait par des publicités ou notifications sans importance.

2. Un message clair

Vous l'avez sans doute expérimenté vous-même : vous recevez un e-mail et ne savez pas du tout de quoi il en ressort. Un conseil en or : faites toujours en sorte que vos messages soient clairs et concis afin d'éviter toute confusion.

Conseil utile : si vous envoyez un courrier électronique à tous vos collègues, indiquez clairement qui doit faire quoi. De cette façon, vous éviterez les renvois systématiques d’e-mails à l’ensemble des destinataires.

3. Bien rangé

Cela s’applique surtout à votre boîte de réception. Créez différents dossiers afin de ne pas devoir chercher vos messages pendant des heures. Saviez-vous que vous pouvez aussi trier certains messages automatiquement ? Rappelez-vous bien que, moins il y a d'e-mails, moins il y a de stress.

Conseil utile : ne laissez pas d’e-mails encombrer inutilement dans votre boîte de réception. Si vous pouvez y répondre immédiatement, faites-le ! Vous n’attachez pas d’importance à un message ? Supprimez-le ! Vous ne pouvez pas répondre y tout de suite ? Enregistrez-le dans un dossier séparé.

4. Les bons destinataires

Apparemment, un courrier électronique sur cinq contient des 'cc' ou des destinataires inutiles. Mettez uniquement des personnes en copie si elle sont concernées ou peuvent apporter quelque chose à votre problématique. Pour réduire le stress de vos collègues, évitez également les boutons "répondre à tous". Si vous avez quelque chose à dire à quelqu’un, contactez le/la personnellement.

Conseil utile : si vous mettez quelqu'un en cc, mentionnez-en directement la raison (exemple : @Johan, en ce qui te concerne, c’est simplement à titre informatif). Un petit effort qui évite beaucoup de stress.

5. Un appel rapide

Admettez-le, envoyer un e-mail est souvent la solution la plus facile. En cas d’urgence, il est toutefois préférable de prendre votre téléphone ou d’aller voir votre collègue pour lui parler de vive voix. Tout le monde n'ouvre pas sa boîte mail toutes les cinq minutes.

Conseil utile : vous attendez une réponse rapide mais tout le monde n'est pas au courant de la totalité des informations ? Envoyez vite un e-mail dans lequel vous listez clairement tout ce qu’il faut savoir. Votre personne de contact sera immédiatement informée et vous perdrez sans doute moins de temps.

6. L'étiquette de l’e-mail

Êtes-vous nouveau dans l'entreprise ? Informez-vous toujours sur la politique en matière de courriers électroniques. De cette façon, vous saurez immédiatement ce que l'on attend de vous. L'entreprise n'a pas de règles spécifiques à ce niveau ? Suggérez de mettre sur papier les tournures de phrases à privilégier, les délais de réponse et toutes les informations qui pourraient être utiles en cas de rédaction d’e-mail. De cette façon, tout le monde sait directement quelles sont les attentes de chacun.

(eh / ll) - Source: Robert Half

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