Travailler avec efficacité suppose de prendre le temps de bien s’organiser.

1. Une seule to-do list.

Si vous notez vos tâches à gauche à droite, vous serez garanti d'avoir des soucis un jour ou l’autre. Comment fixer vos priorités si vous n’avez aucune vue d’ensemble sur tout ce que vous souhaitez encore réaliser ? Etablissez toujours une to-do list que vous maintiendrez à un endroit central. Vous pourrez ainsi la consulter ou la modifier à tout moment. Naturellement, vous pourriez être tenté de noter temporairement vos actions ailleurs, par exemple dans un carnet de notes. D’accord, mais veillez à les ajouter par la suite dans votre to-do list unique, et ce dès que possible.

2. Les priorités en un coup d’œil

Vous disposez à présent d’une liste avec toutes les tâches en cours. Celles-ci peuvent être au nombre de cinq ou de cinquante, tout dépend de votre rôle au sein de l’organisation. Pour savoir par où commencer, il est important de pouvoir distinguer en un coup d’œil l’important de l’accessoire, l’urgent du moins prioritaire.

En listant vos tâches, indiquez directement le degré de priorité, et ce par exemple à l'aide d'un chiffre ou d'un code.

3. Une liste "pour plus tard"

Il n'y a rien de plus démotivant qu’une liste sans fin dont vous n’arrivez jamais à voir le bout. Pour vous mettre tout de même un minimum de pression, vous pouvez déplacer les tâches que vous ne voyez pas aboutir d’ici quelques jours dans une liste appelée "pour plus tard". Celle-ci sera constituée de toutes les activités moins prioritaires. Pas de drame si vous ne les réalisez jamais (ou pas pour le moment en tout cas). Dès que vous connaîtrez une période un peu plus calme, vous pourrez consulter votre liste "pour plus tard" et vous occuper des projets en attente.

4. Mise à jour de votre to-do list

Votre liste de tâches est votre bible de bureau. C’est vers elle que vous vous retournerez sans cesse pour décider de ce que vous allez faire. Il est donc primordial de bien de la tenir à jour :

• dès qu’une tâche est terminée, supprimez-la de la liste
• vérifiez au minimum une fois par jour si toutes vos priorités restent d’application.

Soyez-en certain, les dix minutes quotidiennes que vous consacrez à modifier les priorités des tâches en cours seront très vite récupérées.

5. To-do list électronique

Pour satisfaire à toutes les exigences ci-dessus, il est préférable d’opter pour une to-do list électronique. Une liste sur papier fonctionne moins bien, parce que vous aurez vite fait d'en perdre la vue d’ensemble. Si vous avez une liste de deux ou trois pages sur votre fichier, vous le remarquerez tout de suite. Et rien de plus facile pour en changer les priorités. Pour ce faire, un programme de traitement de texte suffit largement.

Vos mails vous empêchent d’y travailler régulièrement ? Vous devez probablement apprendre à mieux gérer vos messages entrants.

(EH) (SC) Source : http://stressopkantoor.nl/