Office Manager
Functieomschrijving
Wie zoeken wij?Idealiter heb je een gezonde interesse in wat we doen waardoor je snel ingewerkt bent in onze wereld.Krijg jij energie van veel verschillende contacten en administratieve opvolgingen in goede banen leiden? Ben jij zo een ‘bij de pinken’ administratief ondersteuner waar wij blij van worden omdat je naast nauwkeurigheid ook nog een beetje gezond verstand hebt? Voel jij aan waar de klepel hangt tijdens vergaderingen waardoor jouw verslagen echt een meerwaarde zijn?Kameleon-eigenschappen worden hier ook gewaardeerd in die zin dat jij je communicatiestijl aanpast aan je gesprekspartner (en dat zijn er best wel wat). Het spreekt voor zich dat je van nature diplomatisch en teamgericht bent zodat de verstandhouding met iedereen optimaal verloopt. Wat doe je
- Verslagen maken van vergaderingen. Hiervoor hebben we je een 10-tal avonden / jaar nodig
- Uitnodigingen voor activiteiten, vergaderingen opmaken en versturen & inschrijvingen beheren. Hiervoor is het handig dat je deadlines respecteert.
- Accreditaties opmaken voor deelnemers van opleidingen waarbij je oog hebt voor de verschillende voorwaarden
- Locaties en catering vastleggen waarbij je zelf knopen durft doorhakken
- Ons CRM systeem updaten en de centrale mailbox opvolgen
- Een jaarplanning opmaken (dit wordt je zomeractiviteit), 1 op 1 afspraken vastleggen
- …
Profiel
- In de wirwar van taken is het jou wel duidelijk waar je prioriteit naartoe moet gaan
- Je beheerst de kunst van overzicht houden want je komt met veel verschillende mensen, regels en organisaties in aanraking.
- Wanneer er te weinig inschrijvingen zijn voor een activiteit zal je pro-actief ingrijpen en reminders verzenden. Hierin ben je een doorzetten en doe je het nodige zodat alles door kan gaan zoals gepland.
- Vertrouwd met MS Office (Word, Powerpoint)
Aanbod
Wat bieden wij jou (bovenop de job van je leven)? Bij UNIZO kom je terecht in een unieke context met een breed netwerk, en heb je de kans om op korte tijd bijzonder veel praktische ervaringen op te doen. Het is bovendien een werkplek die vlot met het openbaar vervoer te bereiken is (Brussel Noord) en mag je daarnaast rekenen op een stipte verloning, extralegale voordelen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, cafetariaplan, maaltijd- en ecocheques, ...) waardoor het leven net iets aangenamer wordt. Verder zal onze motiverende en informele werksfeer onmiddellijk opvallen en is jouw work-life balance onze prioriteit. Tenslotte wordt je kandidatuur beoordeeld op basis van je competenties ongeacht je leeftijd, geslacht, afkomst of handicap.
Anderen bekeken ook
Vorige
van
Volgende