Corporate Legal Secretary/Office Manager (M/V/X)
Functieomschrijving
- organisatie, voorbereiding en opvolging van vergaderingen van de raad van bestuur, algemene vergaderingen en vergoedingscomité,
- opstellen van notulen,
- coördinatie en opmaak van verschillende activiteitenverslagen en transparantie
- bijwerken van de verschillende opvolgingstabellen (begroting, rekeningen, overheidsopdrachten, enz.)
- opvolgen van de nodige officiële publicaties en wettelijke verplichtingen
- agendabeheer met het kantoor van de Voorzitter van de Raad van Bestuur
- voorbereiding van agenda's, agendapunten en schriftelijke notulen van :
- vergaderingen van het administratieve team en het onthaalteam
- vergaderingen gewijd aan boekhouding, financiën, actieplannen en vergaderingen met het technisch management en de verschillende consultants.
- opstellen, voorbereiden en vertalen van documenten en presentatienota's met betrekking tot juridische en financiële aangelegenheden voor het management
- Factuurverwerking: ontvangst, verificatie, betaling, codering, enz.
- Uitgavencontrole: bijwerken en bewaken van budgetdashboards.
- Verwerking van bewijsstukken voor boekhoudkundige doeleinden.
- Plannen van vergaderingen, communiceren van agendapunten, opstellen van de notulen, etc.
- Telefonisch en fysiek onthaal: algemene informatie verstrekken over de diensten en activiteiten van de vereniging, gesprekken aannemen en oproepen doorschakelen naar de juiste personen, leveringen ontvangen, bezoekers verwelkomen, enz.
- Beheren van inkomende en uitgaande post, zowel papieren als elektronische, en zorgen voor de opvolging ervan (ontvangstbevestigingen, brieven, e-mails, uitnodigingen, etc).
- Interne procedures bewaken.
- Nauw samenwerken met de afdelingshoofden van de personeelsdienst, Design Museum Brussels, communicatiedienst, boekhouding, administratie en technische dienst.
- Digitaliseren en optimaliseren van het archiveringssysteem voor overeenkomsten en officiële correspondentie.
- Reorganiseren en optimaliseren van het bestand met contactgegevens van de directie.
- Opvolgen van de "Toon emailadres" mailbox, in samenwerking en rotatie met andere teamleden.
Profiel
- Minstens 6 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
- Diploma hoger onderwijs (Bachelor – Office Management of bedrijfsmanagement - Rechtspraktijk)
- Vloeiend in beide officiële talen (FR-NL) en een goede kennis van het Engels is een pluspunt.
- Vaardigheid in IT tools: goede kennis van het Office-pakket en Google.
- U bent sociaal en gastvrij.
- U stopt pas als er een oplossing is gevonden en behandelt alle belanghebbenden met aandacht.
- U weet prioriteiten te stellen, uw tijd te managen en meerdere taken/projecten tegelijkertijd te coördineren.
- U bent georganiseerd, nauwgezet en proactief.
- U hebt een groot aanpassingsvermogen en bent niet bang voor verandering.
- U bent in staat om informatie te synthetiseren en hebt een goed beoordelingsvermogen.
- U bent autonoom en flexibel, maar je werkt ook graag in teamverband.
- U vindt het belangrijk om je werk goed te doen en hebt verantwoordelijkheidsgevoel.
- U handelt integer en respecteert vertrouwelijkheid.
- U hebt een goede schrijfvaardigheid, een onberispelijke spelling en een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.
- Kennis van de openbare instellingen van de Stad Brussel en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
- Kennis van en/of interesse in de culturele en toeristische sector.
- Kennis van boekhouding, openbaar bestuur.
- Ervaring in de administratieve overheidssector en/of in de juridische privésector.
Aanbod
- Een voltijds contract van onbepaalde duur.
- Een gevarieerde rol binnen een organisatie met familiale sfeer en een professionele aanpak.
- Een evenwichtig telewerkbeleid.
- Een aantrekkelijk salarispakket plus extralegale voordelen:
- Maaltijdcheques ter waarde van €8
- Hospitalisatieverzekering
- Groepsverzekering
- Gratis MIVB/trein/tram/buspas als u met het openbaar vervoer reist.
van