We printen minder op kantoor, maar de printer blijft: hoe komt dat?

De printer is een overlever op kantoor. Ook al printen we minder, dat betekent niet dat de printer in vraag wordt gesteld. “Veel organisaties streven naar een papierloze werkomgeving, maar in de praktijk blijft papier nog steeds bestaan.”

Heel veel cijfers over het aantal geprinte pagina’s op kantoor zijn er niet. Maar zelfs de printerfabrikanten geven aan – zoals in het Quocirca Print 2025-rapport van Xerox - dat er steeds minder pagina’s worden afgedrukt via hun printers. Zeker sinds de coronapandemie is die trend opvallend.

Want geef toe: boardingpassen, tickets of facturen? Die bekijken we vandaag gewoon op onze smartphone. Maar waarom staat die printer dan nog altijd in bijna elk kantoor?

Lees ook: De 10 grootste afleidingen op je werk en hoe ze de baas te kunnen

1. We printen nog steeds — en soms zelfs met schaamte

Soms werkt papier nog altijd beter. “Denk aan die vergadering waar je wilt noteren bij de slides. Of aan dat contract dat je écht wilt begrijpen of rustig wilt doorlezen”, haalt Marco Van Vliet, product marketing manager Benelux bij printerproducent Sharp, aan.

Toch rust er intussen een taboe op printen. “Niemand wil de eerste zijn die op de knop drukt. Dus vragen we: ‘Stuur het anders even door via mail.’ Om het vervolgens toch in alle stilte vanaf je telefoon, tablet of computer te printen”, weet Van Vliet.

Bovendien ziet Van Vliet zelfs een opvallende tegenbeweging. “Juist jongere generaties, de zogenaamde digital natives, printen soms meer dan verwacht”, beweert hij.

Extra: Wat vinden Gen Z en millennials belangrijk op het werk?

2. Zeg niet paperless, maar paper-light

Sinds enkele jaren - en zeker sinds corona - zijn velen gaan geloven dat digitaal altijd beter is: efficiënter, duurzamer en ook gewoon moderner. “Vaak is dat ook zo”, erkent hij. “Maar intussen is printen niet alleen ouderwets gaan klinken – het is bijna een teken geworden dat je digitale tools niet snapt.”

Papierloos werken is het nieuwe mindfulness: iedereen zegt dat ze eraan doen – soms zelfs tot in de e-mailhandtekening aan toe. “Veel organisaties streven naar een papierloze werkomgeving”, erkent hij, “maar in de praktijk blijkt paper-light de norm.”

Ontdek: 6 AI-tools die je werkdag een pak makkelijker maken

3. De printer kan véél meer dan printen

De belangrijkste reden waarom printers blijven staan, is dat ze meer doen dan papier uitspuwen. Het is hét argument dat fabrikanten van printers (zelf hebben ze het over document solutions) graag aanhalen.

“Moderne printers zijn allang geen logge apparaten meer die bijvoorbeeld alleen ‘zwart-wit enkelzijdig’ begrijpen”, illustreert Van Vliet. “Ze scannen, beveiligen, mailen, filteren en kunnen verbonden worden met SharePoint, OneDrive of Dropbox. Ze automatiseren terugkomende taken en herkennen documenten”, somt hij op.

En dus is het volgens hem eigenlijk ook de kwestie om die printer daar in de hoek opnieuw te ontdekken. “Heb jij een printer op kantoor staan die je alleen gebruikt voor printen en scannen? Wees gerust: hij kan meer dan dat”, haalt hij aan.

Kortom, de printer mag dan voor sommigen een dinosoort lijken, maar voorlopig is hij er eentje die goed weet hoe hij moet overleven.