Natuurlijk wil je geen exploderende mailbox wanneer je terugkomt, dus goede afspraken met je collega’s zijn cruciaal. Ook bij je terugkeer zorg je best voor een extra inhaaldag om de nieuwe zaken, die jouw collega’s niet hebben kunnen overnemen, te behandelen. Daarom stel je best je out-of-office een dag vroeger én een dag later in. Zo krijg je extra tijd om opnieuw bij te benen.

Enkele tips voor een doeltreffend out-of-officebericht

1. Geef aan waarom je niet aanwezig bent. Niets is zo slaapverwekkend als het lezen van onpersoonlijke boodschappen dus geef een persoonlijke toets aan je bericht (vakantie in Cuba, sinds kort fiere mama van Floor, etc.).
2. Laat weten wie tijdens je afwezigheid de verzender kan verder helpen en voeg er de juiste contactgegevens bij.
3. Geef mee wanneer je opnieuw beschikbaar bent.

Volgens The Boston School is onderstaand bericht het populairste voorbeeld van een goede out-of-office:

Dank u voor uw mail. Ik ben niet op kantoor tussen maandag 8 juli en vrijdag 12 juli. Ik ben ook niet in staat te antwoorden op uw mail.
Ik bekijk uw bericht graag wanneer ik terug ben. Wordt u graag onmiddellijk verder geholpen, dan mag u contact opnemen met (naam, telefoonnummer en e-mail).
Bedankt voor uw begrip, 

Meer humor?

Indien je voorstander bent van iets meer humor, dan kunnen onderstaande voorbeelden een inspiratie zijn. Je stelt deze best enkel in voor je collega's …

• Ik ben met vakantie van 8 juli tot 12 juli en ik nodig iedereen uit slechts één email te sturen. Indien u toch verschillende mails zou sturen, dan wis ik willekeurig - op één mail na- al uw berichten. Gelieve u ervan te vergewissen dat u al één mail heeft gestuurd. Prettige vakantie. 
• Ik ben deze week niet op kantoor, maar ik heb constant toegang tot mijn mailbox en mobiele telefoon. Weet wel zeker dat ik deze niet zal gebruiken voor werkdoeleinden. 
• Ik ben momenteel niet op kantoor. Indien u mijn mobiel nummer kunt raden, dan zal ik uw oproep met plezier beantwoorden. 
• Ben niet op kantoor tot ik uitgerust ben en heb geen toegang tot mail. Indien dit een noodgeval is, bel 112. 
• Ik ben er niet vandaag. Jammer genoeg ben ik er morgen weer wel. 
• Bedankt voor uw bericht dat nu in ons systeem zal verwerkt worden. U staat momenteel op plaats 352 en u zult zeker binnen 19 weken antwoord ontvangen. Mocht het dringend zijn, dan kunt u mijn collega X bereiken via X@company.com. 

(tc) 

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van 'Win Tijd Op Jouw Manier'. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer. 

Lezers van Jobat ontvangen een korting van 10% voor de open opleiding van Time Management Company.