De job en het loon van een Office Manager

“Heel ervaren Office Managers in een grote organisatie kunnen hun loon zien oplopen tot 4.000 euro bruto per maand of meer.” (Femke Strijckmans, Senior Consultant bij Walters People)

Femke Strijckmans, Senior Consultant bij staffing specialist Walters People en specialist in het rekruteren van dit talent, legt uit wat een Office Manager zo onmisbaar maakt binnen een gezonde organisatie.

Wat doet een Office Manager precies?

“Een Office Manager heeft binnen de organisatie een all-round functie met heel wat verantwoordelijkheden. Dat omvat voor een stuk facility management zoals het onderhoud van de kantoren regelen, het aankopen van bureelmateriaal enzovoort … zodat iedereen zijn werk kan doen”, vertelt Femke.

“In sommige organisaties neemt de Office Manager ook een aantal HR-taken op zich zoals het organiseren van opleidingen voor het personeel, het doen van de eerste screening van binnengekomen cv’s of het beheer van het wagenpark. Vooral in kleine structuren komt daar vaak ook algemene administratie bij, gaande van telefoon-, email- en agendabeheer van de directie tot het praktisch organiseren van zakenreizen”, vervolgt Femke.

“In een KMO waar het finance en HR-team zeer beperkt is, is het takenpakket zelfs nóg uiteenlopender en zal de Office Manager bijvoorbeeld ook boekhoudkundige administratie, debiteurenbeheer en cash planning op zich nemen. In grote internationale organisaties neemt de Office Manager dan weer vaak de leiding over het team van ondersteunend personeel, zoals de secretaresses en receptie-medewerkers.”

Lijkt deze job jou op het lijf geschreven? Deze bedrijven zijn op zoek naar een (m/v) office manager…

Welke opleiding en vaardigheden zijn belangrijk om te werken als Office Manager?

“Idealiter heeft een Office Manager een Bachelor opleiding in Office Management genoten, maar dat is zeker geen must”, aldus Femke. “In deze functie zijn de soft skills het belangrijkst. Net omdat het zo’n veelzijdige job is, moet een Office Manager flexibel en sterk organisatorisch aangelegd zijn en over de nodige IT-vaardigheden beschikken.”

Zeker de voorbije maanden hadden Office Managers het enorm druk, weet Femke. “Werknemers moesten plots zo veel mogelijk van thuis uit werken. Voor organisaties waar dit nog niet ingeburgerd was, vergde dat een grote aanpassing op korte tijd. De kantoren bleven doorgaans leeg, dus er moesten nieuwe afspraken gemaakt worden met de onderhoudsploeg, geplande leveringen enzovoort. In dergelijke situaties prijzen werkgevers zich gelukkig dat ze kunnen rekenen op de goede zorgen van de Office Manager die alles in goede banen leidt.”

Probleemoplossend denken, initiatief nemen en de nodige verantwoordelijkheden op zich nemen zijn eveneens een must. En uiteraard moet een Office Manager vertrouwen uitstralen en betrouwbaar zijn. “Hij of zij krijgt immers dagelijks te maken met vertrouwelijke informatie binnen de organisatie, getuigt Femke. “De Office Manager is één van de weinige personen die met nagenoeg iedereen in de organisatie in contact staat. Een goede talenkennis en communicatieve vaardigheden zijn dan ook onontbeerlijk. Wat we vooral merken bij werkgevers die een Office Manager willen rekruteren, is dat ze heel streng zijn in hun selectie. Net omdat de Office Manager een sleutelfiguur is binnen de organisatie, is het belangrijk dat er een goede fit is met de bedrijfscultuur en de mensen die er werken.”

Hoe zit het met de huidige vraag naar Office Managers op de arbeidsmarkt?

Femke: “Begin vorig jaar was de vraag naar Office Managers groot. Na de eerste lockdown in maart 2020 merkten we een kleine terugval, vooral omdat organisaties kosten wilden besparen. Zo kozen sommige werkgevers ervoor om hun Office Manager op tijdelijke werkloosheid te zetten en hun breed takenpakket op te splitsen onder de verschillende departementen zoals finance en HR, ook al hadden die hun handen al meer dan vol als gevolg van de Covid-19 pandemie. Dat lukt voor een tijdje, maar het verhoogt de werkdruk op deze mensen aanzienlijk. En dat brengt risico’s met zich mee natuurlijk, zeker wanneer medewerkers binnen deze departementen uitvallen wegen ziekte bijvoorbeeld.”

“De voorbije weken merken we gelukkig een kentering en zien we dat de vraag naar Office Managers zich opnieuw situeert op het niveau van begin vorig jaar. Organisaties durven opnieuw vooruit denken en investeren in hun groei. Om ervoor te zorgen dat de druk op departementen als HR en finance niet té hoog wordt en zij zich opnieuw kunnen focussen op hun core business, is het belangrijk om iemand in huis te hebben die de dagdagelijkse werking van de organisatie op zich kan nemen. En werkgevers beseffen dat gelukkig ook. Vandaar opnieuw die stijgende vraag naar Office Managers.”

Op zoek naar een (nieuwe) job als office manager? Bekijk het actuele vacatureaanbod…

Hoe ziet het carrière pad van een Office Manager eruit?

“Office Manager is geen startersfunctie, maar een functie waarin je evolueert na een aantal jaren werkervaring”, verklaart Femke. “Dat kan in een administratieve functie zijn, maar ook vanuit een sales of marketing achtergrond bijvoorbeeld. Een Office Manager die een volgende stap wil zetten, kiest vaak voor hetgeen hem of haar het meest boeit in zijn rol. Dat kan facility management zijn, maar ook een commerciële functie of een job binnen communicatie in hetzelfde bedrijf, of elders.”

Een Office Manager in een KMO daarentegen kan evengoed doorgroeien naar een andere Office Manager functie binnen een grote organisatie, waar hij of zij meer verantwoordelijkheden krijgt, al dan niet over meerdere vestigingen.

Tot slot: hoeveel verdient een Office Manager?

Een Office Manager met beperkte ervaring kan rekenen op een bruto maandloon tussen 2.500 en 3.000 euro.

“De grootte van de organisatie waarin hij of zij terechtkomt en de omvang van de taken en verantwoordelijkheden spelen een belangrijke rol in de verloning”, besluit Femke. “Zo kunnen heel ervaren Office Managers in een grote structuur hun loon zien oplopen tot 4.000 euro bruto per maand of meer.”

In de meeste gevallen wordt dit loon verder aangevuld met een verzekeringspakket, een gsm, maaltijdcheques en een laptop, zeker in deze periode waar thuiswerk nog steeds de norm is.

Verdien jij zoals het hoort? Vergelijk je loon met dat van anderen dankzij het Jobat Salariskompas

(ss/kv) - Bron: Walters People