Altijd bereikbaar? Zo neem je tóch vakantie

Volledig loskomen van het werk tijdens je vakantie is uiteraard ideaal, maar niet altijd haalbaar. Misschien werk je aan een belangrijk dossier, moet je bereikbaar blijven voor klanten of sluit je een kwartaal af. Betekent dat dan dat je vakantie compleet in het water valt? Niet per se.

Denk aan de advocaat in de aanloop naar een grote zaak. De zwembadinstallateur die vanuit Ibiza wil helpen. Of de verkoper die bereikbaar moet blijven voor een klant met een krappe deadline.

Volgens time management coach Elizabeth Grace Saunders is het wél degelijk mogelijk om werk en ontspanning te combineren — mits je een aantal valkuilen vermijdt. “Het is niet makkelijk om die tegenstrijdige prioriteiten te combineren, maar het kan.”

1. Zeg dat je weg bent

Een veelgemaakte fout: mensen niet vertellen dat je op vakantie bent, omdat je ‘toch nog af en toe online bent’. Maar dat zorgt al snel voor stress. “Als mensen niet weten dat je weg bent, loop je veel meer stress op dan nodig is”, aldus Elizabeth Grace Saunders in Harvard Business Review. “Je voelt je bijvoorbeeld schuldig als je vertraagd reageert of niet meteen bereikbaar bent.”

Zet dus altijd een out-of-office aan, ook als je bereikbaar blijft voor dringende zaken. Vermeld daarin wanneer je helemaal terug bent en eventueel ook op welke momenten je wel werkt. Dat haalt de druk van de ketel én voorkomt onrealistische verwachtingen bij collega’s of klanten.

Lees ook: Vijf tips voor een inhoudelijk goede out of office

2. Zorg voor een vervanger

Nog een valkuil: zelf je inbox blijven checken ‘voor het geval dat’. Maar zelfs als je niet actief iets doet, blijf je in je hoofd bij je werk. “Je ontspant pas écht als je weet dat je ergens op terug kunt vallen”, oppert Saunders.

Wijs daarom een collega aan als aanspreekpunt, en geef duidelijke instructies over wanneer jij wél gestoord kunt worden — bijvoorbeeld enkel bij een urgent probleem met een bepaalde klant. Laat ook weten hoe je gecontacteerd wilt worden. “Vermijd e-mail of Slack op je vrije dagen”, adviseert Saunders. “Laat je contactpersoon je sms’en of bellen als het echt moet. Zo hoef je niet zelf voortdurend je berichten te scannen, en kun je met een gerust hart de natuur in of een boek lezen.”

Ontdek: Vijf tips om stressvrij op vakantie te gaan

3. Vermijd vaste vergadermomenten

Het klinkt efficiënt: even een meeting inplannen op dag drie van je vakantie, ‘want dan heb ik toch een rustig moment’. In de praktijk blijkt dat zelden te kloppen. “Je denkt dat je weet hoe je dag zal verlopen, maar op vakantie loopt het altijd anders”, oppert Saunders. Een uitgelopen excursie, onverwachte hongerige kinderen of gewoon een andere dagindeling kunnen voor last-minute stress zorgen.

Probeer dus zoveel mogelijk asynchroon te communiceren: via e-mail, documenten of chatberichten die je kunt beantwoorden wanneer het jou uitkomt. En als een call écht nodig is? Hou het dan informeel. “Zeg liever: ik bel je ergens vanmiddag, dan: ik ben er om exact 14 uur”, tipt Saunders. Die ruimte voorkomt dat je vastzit aan werk op het moment dat je net aan je ontspanning toe bent.

Extra: Hoeveel vakantiedagen heb je minimaal nodig om écht te ontspannen?

4. Plan je werktijd

‘Ik werk gewoon wanneer ik even tijd heb’, lijkt misschien flexibel, maar is vaak het recept voor frustratie. Voor je het weet ben je er de hele dag mee bezig in je hoofd, of valt je vrije tijd tussen wal en schip. “Onbepaalde werkuren zijn funest voor zowel je productiviteit als je ontspanning”, benadrukt de time management coach.

Kies daarom bewust je werkmomenten, en communiceer die ook met je reisgenoten. Moet er echt nog werk worden verzet tijdens je verlof? Begin je vakantie bijvoorbeeld met één langere werksessie als je nog ‘in de flow’ zit van het werk, en bouw dat daarna af. Werk dan bijvoorbeeld de eerste dag van 10 tot 13 uur, en check daarna alleen nog even je mails tussen 8 en 9 uur ’s ochtends. “Zo houd je grip op je werk én creëer je steeds meer ruimte om los te laten.”