Ce n’est effectivement pas une nécessité, mais davantage un moyen de remplir inutilement les boîtes d’informations superflues et il y a souvent des messages importants qui se perdent dans la masse.

D’abord et avant tout, il vous incombe bien évidemment de donner vous-même l’exemple ; ne mettez donc en copie que les personnes qui doivent réellement être tenues informées. Ensuite, vous pouvez exposer le problème lors d’une réunion d’équipe, où vous demanderez l’avis de tous les membres présents et donnerez vous-même des exemples concrets.

Essayez ensuite de convenir d’une série d’accords concrets tout en plaçant l’accent sur les avantages que chacun en retirerait. En adoptant cette attitude, vous épargnez une montagne de travail à tous vos collègues.

Par ailleurs, en parlant ouvertement, vous verrez que chacun fera automatiquement plus attention à ses envois et que, par conséquent, une partie de cette habitude indésirable disparaîtra d’elle-même. Et puis, vous pouvez également vérifier au département IT, RH ou communication s’il existe déjà des règles en la matière. Si ce n’est pas le cas, peut-être pouvez-vous alors mettre sur pied, de concert avec eux et sur la base des informations recueillies auprès de vos collègues, un code de conduite relatif au courrier électronique.

Merci à Ilse Claes, psychologue du travail et business group talent manager chez Tessenderlo Group.