5 conseils Excel utiles à savoir

1. Travailler avec plusieurs feuilles Excel sur un seul écran

Vous pouvez très facilement afficher deux ou plusieurs feuilles de travail actives sur une seule fenêtre afin de ne pas devoir constamment switcher entre vos différentes feuilles.

Comment ? 

Sélectionnez 'View' (Fenêtre, dans la version FR) dans votre barre de menu, choisissez l’option 'New Window' (Nouvelle Fenêtre) et ensuite 'Arrange All' (Réorganiser). Vous pouvez choisir d’afficher toutes les feuilles de travail les unes en dessous des autres, les unes à côté des autres ou les unes après les autres.

2. Copier un tableau Excel dans un document Word

Lorsque l’on veut copier un tableau Excel dans un document Word, tout le monde sait ce qui se produit : le tableau saute et la mise en page est à refaire. Sachez qu'il y a moyen de remédier à ce problème.

Comment faire ? 

Sélectionnez le tableau dans Excel. Rendez-vous à la bonne place dans le document Word et choisissez dans la barre de menu au-dessus à gauche le 'Paste Special' (Collage spécial), et ensuite les options 'Bitmap' ou 'Picture' (image).

3. Créer un modèle de graphique

Vous l’avez expérimenté, faire correspondre la mise en page de différents graphiques n’est pas chose aisée, tout comme faire en sorte qu’ils soient tous de la même taille et aient le même look. Il est pourtant assez simple de sauvegarder votre graphique en tant que modèle.

Comment ? 

Cliquez sur le graphique pour le sélectionner. Allez ensuite dans la barre de menu, choisissez 'Design' (Graphique) et sélectionnez ensuite 'Save as Template' (Enregistrer en tant que modèle) dans l'onglet 'Type'. Donnez au graphique le nom désiré et sauvez-le au bon endroit. Lors de la mise en page du graphique suivant, vous choisirez à l'aide du clic droit de la souris l’option 'Change Chart Type' (Changer le type de graphique). La mise en page s’appliquera au graphique que vous venez de sélectionner.

4. Colorier une cellule selon la valeur de calcul obtenue

Saviez-vous que vous pouvez colorier vos cellules en Excel si celles-ci satisfont à certains critères (comme par exemple une valeur donnée) ?

Comment ? 

Sélectionnez les cellules que vous voulez mettre en évidence. Allez au-dessus dans les 'QAT' sous le tableur 'Home' (accueil) vers 'Conditional Formatting' (Mise en forme conditionnelle) et choisissez 'Highlight cell rules' (règles de mise en surbrillance des cellules). Au moyen des options 'Plus grand que' ou 'Plus petit que', vous pouvez par exemple colorier une cellule en vert ou rouge lorsque le nombre est supérieur ou inférieur à la valeur déterminée.

5. Affichez les formules au lieu des résultats

En poussant une fois sur un bouton vous pouvez switcher entre l’affichage standard d’Excel montrant les résultats des formules intégrées à la feuille Excel et un affichage montrant les formules encodées. Très pratique pour effectuer un contrôle sur l’exactitude des formules.

Comment ? 

Dans le menu Excel, choisissez 'Préférences', puis 'Création' et ensuite 'Afficher'. Dans 'Fenêtres', sélectionnez 'afficher les formules'. Ou encore, par combinaison des touches 'Ctrl' et 'tilde' (la touche ~ ), Excel affiche les formules au lieu des résultats. Répétez cette combinaison pour revenir à l’affichage normal.

(EH) (SC) Avec nos remerciements à Kluwer Formations