Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Antwerpen
Onze klant is actief in een technische niche-sector en zijn ruim 30 jaar actief.
Er werken een 28-tal mensen.
Er werken een 28-tal mensen.
Office Manager
Functieomschrijving
Wil jij de spil zijn van de administratie en een belangrijke rol spelen in het soepel verlopen van het kantoor? Voor onze groeiende onderneming zoeken wij een OFFICE MANAGER die proactief, georganiseerd en zelfstandig werkt.
Je takenpakket bestaat uit:
1. Boekhoudkundige taken:
- Inscannen en inboeken van inkoopfacturen
- Importeren van bankafschriften in Exact Online.
- Verkoopfacturen inboeken
- Debiteuren opvolgen
- Bij vragen kan je steeds terecht bij een extern boekhoudkantoor
- Voorbereiding jaarafsluiting in samenwerking met boekhoudkantoor
2 HR-ondersteuning
- Je volgt personeelszaken op i.s.m. het sociaal secretariaat: uren doorgeven, verwerken van ziektebriefjes, vakantieaanvragen en loongerelateerde vragen.
- Bijhouden van personeelsdossiers en contractwijzigingen
3. Algemene administratie
- Beheren en bestellen van kantoorbenodigdheden
- Ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoons en e-mails
- Verzorgen en archiveren van documenten en contracten
- Postverwerking (ontvangst, frankeren, verzenden)
- Regelen en bestellen van bedrijfskleding voor techniekers
- Brede administratieve taken, van het beheer van dossiers tot het ondersteunen van collega’s
- Fleet management: opvolging van het wagenpark (inschrijvingen, onderhoud, administratie)
Je takenpakket bestaat uit:
1. Boekhoudkundige taken:
- Inscannen en inboeken van inkoopfacturen
- Importeren van bankafschriften in Exact Online.
- Verkoopfacturen inboeken
- Debiteuren opvolgen
- Bij vragen kan je steeds terecht bij een extern boekhoudkantoor
- Voorbereiding jaarafsluiting in samenwerking met boekhoudkantoor
2 HR-ondersteuning
- Je volgt personeelszaken op i.s.m. het sociaal secretariaat: uren doorgeven, verwerken van ziektebriefjes, vakantieaanvragen en loongerelateerde vragen.
- Bijhouden van personeelsdossiers en contractwijzigingen
3. Algemene administratie
- Beheren en bestellen van kantoorbenodigdheden
- Ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoons en e-mails
- Verzorgen en archiveren van documenten en contracten
- Postverwerking (ontvangst, frankeren, verzenden)
- Regelen en bestellen van bedrijfskleding voor techniekers
- Brede administratieve taken, van het beheer van dossiers tot het ondersteunen van collega’s
- Fleet management: opvolging van het wagenpark (inschrijvingen, onderhoud, administratie)
Profiel
Wie ben jij als OFFICE MANAGER?
- Je hebt een bacheloropleiding, of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt minstens een basis in accounting.
- Ervaring met Exact Online is een pluspunt
- Je kan vlot werken met digitale administratie en bent niet bang voor nieuwe tools
- Je bent communicatief, professioneel en houdt van duidelijke structuur
- Minimaal 4/5e beschikbaar
- Je kan zelfstandig werken, maar weet wanneer je het extern boekhoudkantoor moet inschakelen
- Je hebt een goede kennis Frans voor het klantencontact
- Een eerste ervaring met personeelsadministratie en fleetbeheer is een meerwaarde
- Je hebt een bacheloropleiding, of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt minstens een basis in accounting.
- Ervaring met Exact Online is een pluspunt
- Je kan vlot werken met digitale administratie en bent niet bang voor nieuwe tools
- Je bent communicatief, professioneel en houdt van duidelijke structuur
- Minimaal 4/5e beschikbaar
- Je kan zelfstandig werken, maar weet wanneer je het extern boekhoudkantoor moet inschakelen
- Je hebt een goede kennis Frans voor het klantencontact
- Een eerste ervaring met personeelsadministratie en fleetbeheer is een meerwaarde
Aanbod
- Groepsverzekering
Voor deze functie voorziet het bedrijf:
- Job optie vast na een geslaagde uitzendperiode van 125 prestatiedagen
- Contract 40u
- Voltijds, 4/5 is bespreekbaar
- Flexibele werkuren
- 20 vakantiedagen + 12 adv-dagen
- Loon volgens ervaring
- Maaltijdcheques
- Job optie vast na een geslaagde uitzendperiode van 125 prestatiedagen
- Contract 40u
- Voltijds, 4/5 is bespreekbaar
- Flexibele werkuren
- 20 vakantiedagen + 12 adv-dagen
- Loon volgens ervaring
- Maaltijdcheques