Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Office manager
Functieomschrijving
Als office manager ben jij het hart van onze werking. Dankzij jou verloopt de communicatie met klanten en de interne planning op wieltjes.
Alfa Certi is gespecialiseerd in asbestinventarisaties, EPC- en EPB-verslaggeving en veiligheidscoördinatie. We zijn actief in heel Vlaanderen en opereren vanuit de co-working Copperworks in Sint-Niklaas, een bruisende werkomgeving waar samenwerken centraal staat.
Check Alfacerti.be/blog/officemanager/
Je staat in voor:
- Alle binnenkomende telefoons beantwoorden: jij bent het eerste aanspreekpunt van onze klanten, notarissen, makelaars, architecten en aannemers.
- Alle binnenkomende opdrachten op een efficiënte manier inplannen.
- Veelgestelde vragen beantwoorden: je bouwt gaandeweg een basiskennis op van onze diensten.
- Administratieve voorbereiding van dossiers (EPC, asbest, EPB, ...) zodat onze verslaggevers meteen aan de slag kunnen.
- Uitsturen en opvolgen van facturen.
- Digitale archivering in Dropbox, CRM-systeem, Toolmaster.
- Proactief knelpunten detecteren zoals overvolle weken, dubbele afspraken, ontbrekende info, …
- Organisatie van de kleine events zoals after works, teambuildings, info-sessies, ...
- Ondersteuning van HR: personeelsadministratie, onboarding van nieuwe medewerkers, registratie van verlof- en ziektedagen.
- Beheer van onze sociale media.
- Coördinatie van praktische zaken: voorraad beheer, kantoorbenodigdheden, contact met leveranciers.
Profiel
We zoeken iemand die energie krijgt van structuur én van klantcontact. Iemand die meedenkt en proactief handelt. Je herkent jezelf met andere woorden in dit profiel:
-
Je bent enthousiast, leergierig en verwelkomt klanten steeds met de glimlach
-
Je bent gestructureerd, houdt van plannen, en behoudt het overzicht. Ook als het even anders loopt dan verwacht.
-
Je bent vlot met Microsoft Word en Excel. Kennis hiervan is een must.
-
Je zoekt actief antwoorden op vragen die je (nog) niet kan beantwoorden.
-
Je houdt van afwisseling en werkt graag in een klein, betrokken team.
-
Je hoeft geen voorkennis te hebben van onze diensten, maar je bent bereid om bij te leren.
-
Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
Aanbod
- Een job met verantwoordelijkheid en impact binnen een groeiend bedrijf.
- Een leuk team dat voor elkaar klaarstaat en waar je jezelf mag zijn.
- Om je werk efficiënt uit te kunnen voeren voorzien we een vlotte en volledig uitgeruste computer, een smartphone met gsm-abonnement en alle digitale tools die je zelf nodig acht.
- Een fijne werkplek in Copperworks, een inspirerende en moderne kantooromgeving in Sint-Niklaas aangevuld met mogelijkheid tot huiswerk.
- Doorgroeimogelijkheden op termijn, afhankelijk van jouw ambities.
- Een aantrekkelijk loon op maat, afgestemd op jouw ervaring en wensen.
- We werken met een 40 uren-week. Jouw 20 verlofdagen worden zo aangevuld met 12 ADV-dagen.
Anderen bekeken ook