Jobs op maat via mail
Stuur mij 'Management assistant / secretariaat' jobs in Oost-Vlaanderen
Onze klant te Oudenaarde is een boekhoudkantoor met meerdere vestigingen en een uitlopend cliënteel.
Management-Assistant
Functieomschrijving
1. Kantoororganisatie & Faciliteitenbeheer
- Inrichten en onderhouden van de werkplek (fysiek of digitaal).
- Beheer van leveranciers, IT-ondersteuning, schoonmaak en andere facilitaire diensten.
2. Administratieve Ondersteuning
- Documentbeheer, archivering en opvolging van contracten en facturen.
- Opzetten van interne procedures en standaarddocumenten.
3. HR-ondersteuning
- Onboarding van nieuwe medewerkers.
- Beheer van personeelsdossiers, afwezigheden en ondersteuning bij loonadministratie.
4. Agenda- en Vergaderbeheer
- Plannen van vergaderingen, notuleren en opvolgen van actiepunten.
- Coördinatie van interne en externe afspraken.
5. Interne Communicatie & Coördinatie
- Stroomlijnen van communicatie tussen teams en oprichters.
- Fungeren als aanspreekpunt voor interne vragen en processen.
6. Financiële Ondersteuning
- Voorbereiden van betalingen en opvolgen van onkosten.
- Samenwerking met boekhouder of financieel verantwoordelijke.
7. Projectondersteuning
- Meehelpen bij het opzetten van nieuwe tools, processen of interne projecten.
- Ondersteuning bij events, marketingacties of klantcommunicatie.
- Inrichten en onderhouden van de werkplek (fysiek of digitaal).
- Beheer van leveranciers, IT-ondersteuning, schoonmaak en andere facilitaire diensten.
2. Administratieve Ondersteuning
- Documentbeheer, archivering en opvolging van contracten en facturen.
- Opzetten van interne procedures en standaarddocumenten.
3. HR-ondersteuning
- Onboarding van nieuwe medewerkers.
- Beheer van personeelsdossiers, afwezigheden en ondersteuning bij loonadministratie.
4. Agenda- en Vergaderbeheer
- Plannen van vergaderingen, notuleren en opvolgen van actiepunten.
- Coördinatie van interne en externe afspraken.
5. Interne Communicatie & Coördinatie
- Stroomlijnen van communicatie tussen teams en oprichters.
- Fungeren als aanspreekpunt voor interne vragen en processen.
6. Financiële Ondersteuning
- Voorbereiden van betalingen en opvolgen van onkosten.
- Samenwerking met boekhouder of financieel verantwoordelijke.
7. Projectondersteuning
- Meehelpen bij het opzetten van nieuwe tools, processen of interne projecten.
- Ondersteuning bij events, marketingacties of klantcommunicatie.
Profiel
Als Allround Office Manager ben jij de spilfiguur binnen de organisatie. Je combineert organisatorisch talent met een brede interesse in HR, sales, administratie en interne processen. Je zorgt ervoor dat alles op kantoor vlot verloopt en bent een aanspreekpunt voor zowel collega’s als externe partners. Als Office Manager weet je als geen ander structuur te brengen in een organisatie.
- Een hands-on mentaliteit heeft, gestructureerd en oplossingsgericht werkt.
- Reeds een brede werkervaring heeft opgebouwd in een administratieve of coördinerende rol.
- Vlot communiceert in het Nederlands en Frans, en bij voorkeur enige notie heeft van juridische termen in het Frans.
- Initiatief neemt en zelfstandig beslissingen durft maken.
- Energie haalt uit het optimaliseren van processen en het ondersteunen van een groeiende organisatie.
- Een hands-on mentaliteit heeft, gestructureerd en oplossingsgericht werkt.
- Reeds een brede werkervaring heeft opgebouwd in een administratieve of coördinerende rol.
- Vlot communiceert in het Nederlands en Frans, en bij voorkeur enige notie heeft van juridische termen in het Frans.
- Initiatief neemt en zelfstandig beslissingen durft maken.
- Energie haalt uit het optimaliseren van processen en het ondersteunen van een groeiende organisatie.
Aanbod
- Groepsverzekering
Wat mag je van onze klant verwachten?
• Een voltijdse functie binnen een hecht, middelgroot team met een sterke collegiale sfeer
• Een kantoor in volle digitale transformatie waar jouw rol echt het verschil maakt
• Een afwisselend takenpakket met ruimte voor autonomie en initiatief
• Ruimte voor opleiding, kennisdeling en persoonlijke groei
• Flexibele werkuren en een aantrekkelijk loonpakket met extralegale voordelen
• Een voltijdse functie binnen een hecht, middelgroot team met een sterke collegiale sfeer
• Een kantoor in volle digitale transformatie waar jouw rol echt het verschil maakt
• Een afwisselend takenpakket met ruimte voor autonomie en initiatief
• Ruimte voor opleiding, kennisdeling en persoonlijke groei
• Flexibele werkuren en een aantrekkelijk loonpakket met extralegale voordelen