Solliciteer nu
Gewestelijke overheidsdienst Brussel Stedenbouw & Erfgoed

DIRECTIESECRETARIS/ESSE (m/v/x)

(Niveau: B)
Nog 5 dagen om te solliciteren

DIRECTIESECRETARIS/ESSE (m/v/x)

Urban.brussels werd opgericht in juli 2017. Het is een zelfstandige gewestelijke overheidsdienst die ijvert voor een coherente, harmonieuze ontwikkeling van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest via:
  • de uitvoering van het gewestelijke beleid inzake stedenbouw, conform het Brussels Wetboek van Ruimtelijke Ordening (BWRO);
  • de uitvoering van het gewestelijke beleid inzake de vrijwaring van het roerende en onroerende erfgoed;
  • het beheer van de operationele programma's van stadsvernieuwing, zoals de wijkcontracten/de duurzame wijkcontracten, de renovatie van alleenstaande gebouwen die eigendom zijn van de gemeenten en de OCMW's, de strijd tegen leegstand, het grootstedenbeleid enz.;
  • juridische adviesverlening in materies die afhangen van de bevoegdheid van urban.brussels.

De directie Personeel en Organisatie (DPO) bestaat uit drie departementen:
  • Het departement Human Resources is verantwoordelijk om personeelsleden aan te werven, hun opleiding op te volgen, de loopbanen te beheren, de integratiebalans van nieuwe medewerkers uit te voeren zodat zij kunnen worden begeleid en de nieuwe functies in de teams kunnen worden bijgestuurd.
  • Het departement Facilities heeft als doel alle technische en logistieke diensten alsook het onderhoud in goede banen te leiden om ervoor te zorgen dat urban.brussels vlot kan werken en de operationele directies op ondersteuning kunnen terugvallen.
  • Het departement Klachten is een bemiddelingsdienst waar burgers terecht kunnen wanneer zij vragen of bezwaren hebben, een administratieve beslissing niet begrijpen of twijfelen aan een bepaald standpunt van een medewerker.

Functieomschrijving

Uw taken:
  • U zorgt voor de administratieve ondersteuning van de hiërarchische meerdere en/of een team:
    • de agenda van de hiërarchische meerdere beheren;
    • de briefwisseling en de vergaderverslagen opstellen, dagelijks de inkomende en uitgaande briefwisseling beheren;
    • de door de hiërarchische meerdere beheerde dossiers binnen de bepaalde termijn voorbereiden en klasseren;
    • vergaderingen organiseren en bezoekers ontvangen;
    • de informatie op de website, op intranet of in uiteenlopende brochures correct en tijdig bijwerken.
  • Als contactpersoon van de directie bent u verantwoordelijk voor de communicatie ten aanzien van de interne en externe klanten:
    • intern fungeert u als tussenpersoon tussen het team en de hiërarchische meerdere, onder meer door belangrijke informatie van de verantwoordelijke van de administratieve eenheid op een geschikte manier aan de rechtstreekse medewerkers door te geven;
    • wat betreft de communicatie met externen, zorgt u ervoor dat de informatie tussen de verantwoordelijken, de externe partners (zoals regionale autoriteiten enz.) en de interne afdelingen (zoals het departement HR, Facilities of het departement Klachten, de algemene directie of de andere directies) circuleert.
  • Als praktische organisator van de directie staat u in voor de organisatie van activiteiten en/of evenementen (planning, organisatie en opvolging van de vergaderingen en videoconferenties, opleidingen, teambuilding enz.) en zoekt u proactief naar een oplossing voor problemen die zich hier kunnen stellen.
  • U ondersteunt uw hiërarchische meerdere bij:
    • de opvolging van de operationele planning, de boordtabellen (KPI's) en de procedures van de directies;
    • het beheer van het secretariaat van de stafvergaderingen (agenda, verslagen, opvolging van de te nemen maatregelen enz.).

Profiel

U bent in het bezit van een bachelordiploma, bij voorkeur in de richting directiesecretariaat.
U hebt minstens één jaar ervaring als directiesecretaris/esse.
  • Tweetaligheid NL/FR is een pluspunt;
  • U drukt zich helder en verstaanbaar uit en u levert op de juiste wijze verslag;
  • U handelt integer en discreet, u heeft respect voor vertrouwelijkheid, verbintenissen en onpartijdigheid;
  • U bent gemotiveerd, georganiseerd en stressbestendig;
  • U werkt gestructureerd en nauwgezet en houdt ervan om zich autonoom op uw werk toe te leggen. Verder deinst u er niet voor terug om initiatieven te nemen;
  • U beschikt over synthetisch vermogen en goede redactionele vaardigheden;
  • U heeft een zeer goede kennis van het Office-pakket (Word, Excel, Outlook).

Aanbod

Geïnteresseerd in onze vacature?
Verzend uw cv, motivatiebrief en een kopie van uw diploma, ten laatste op vrijdag 22 januari 2021 uitsluitend naar het volgende adres: hr.bse@urban.brussels
Wij zullen uw kandidatuur ontvangen en een preselectie maken op basis van de deelnamevoorwaarden van de vacature (diploma('s), ervaring).
Indien u voldoet aan de deelnamevoorwaarden, zullen wij u uitnodiging om een algemene digitale test af te leggen. Om te slagen moet de kandidaat een gemiddelde score van 4/9 behalen.
De 6 best gerangschikte kandidaten worden uitgenodigd voor de derde selectieronde die bestaat uit een praktijktest (50 min) en een gesprek (45 min).
Om te slagen moet de kandidaat een gemiddelde score van 60% behalen. De geselecteerde kandidaat zal zo snel mogelijk in dienst kunnen treden.
Kandidaten die geslaagd zijn voor de proef maar niet meteen worden aangeworven, worden opgenomen in een wervingsreserve.

Wij bieden je
  • Weddeschaal: B1: beginwedde voor 1 jaar ervaring (maandelijkse brutowedde, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen): 2456,40 €/maand
  • 35 verlofdagen per jaar + een week sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
  • glijdende werktijden
  • mogelijkheid om een taalpremie te ontvangen
  • opleidingspakket voor nieuwkomers
  • gratis MIVB-abonnement
  • een hospitalisatieverzekering via de vzw Sociale Dienst
  • een trein- en/of busabonnement (TEC – DE LIJN) voor het traject woon-werkplaats
  • een fietspremie: € 0,24/km
  • maaltijdcheques van € 8/werkdag
  • mogelijkheid tot telewerken
  • Sociale dienst (hospitalisatieverzekering, voordelen voor de kinderen, enz.)
Gelijke kansen:
Brussel Stedenbouw en Erfgoed voert een beleid van gelijke kansen en diversiteit. In dit opzicht worden kandidaten geselecteerd op basis van hun vaardigheden, zonder rekening te houden met factoren als leeftijd, geslacht, afkomst, nationaliteit, geloofsovertuiging of handicap.
Bereken je reistijd
Naar
Gewestelijke overheidsdienst Brussel Stedenbouw & Erfgoed | Kunstberg 10-13, 1000 Brussel

Dit adres kon niet gevonden worden.

Er kon geen route tussen de twee adressen gevonden worden.

Anderen bekeken ook
    Voeg je CV toe
    Jobs voor jou zal je betere jobs suggereren gebaseerd op je opleiding, vaardigheden en werkervaring.

    De job werd bewaard

    Je kan je bewaarde jobs terugvinden onderaan deze pagina, maar ook op de homepage en in Mijn Jobat.

    Wil je ze ook op andere toestellen kunnen bekijken? Meld je dan aan.

    Nog 5 dagen om te solliciteren

    Kenmerken

    Vereisten

    • Professionele Bachelor (Hoger Onderwijs Korte Type)
    • Beperkte ervaring (< 2 jaar)
    • Nederlands

    Aanbod

    • Onbepaalde duur
    • Voltijds
    • € 2.456,4 per maand

    Solliciteer voor

    • 22 januari

    Ontvang per mail jobs op maat

    Ontvang nieuwe 'Management assistant / secretariaat, Overheid' jobs in Brussel meteen in je mailbox.