Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning aan de psychologische dienst, sociale dienst en het diensthoofd Studentenvoorzieningen. Hierbij houd je rekening met de werking van de dienst, procedures en regelgeving. Je springt minstens één keer per week bij aan het onthaal.
Je staat onder andere in voor:
- de invoer van gegevens in ICT-platformen en opvolgingssystemen, zowel digitaal als fysiek. Je houdt dossiers en gegevens bij, vult ze aan en klasseert. Hierbij heb je steeds respect voor de privacy van studenten en collega's.
- schriftelijke communicatie, waaronder het nemen en uitwerken van verslagen.
- het beantwoorden van recurrente vragen m.b.t. de werking van de psychologische en sociale dienst via verschillende communicatiekanalen (mail, telefoon, onthaal). Je ontvangt bezoekers, geeft informatie door aan collega's, maakt afspraken en verwijst door indien nodig.
- de optimalisatie van ICT-platformen om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten binnen de studentenvoorzieningen te verhogen.
- het verwerken en beheersen van de inkomende mailstroom. Je helpt de vragen te categoriseren per type, beantwoordt waar mogelijk of verwijst door.
Je springt minstens één keer per week bij aan het onthaal. Bij drukte of in nood zal je eveneens ingezet worden aan het onthaal.