Front Office & Personal Assistant

Notre client est situé dans un cadre verdoyant offrant des bureaux agréables le tout dans une ambiance familiale. 

En tant que Front Office Assistant, vous êtes le premier point de contact de notre entreprise pour les visiteurs et les clients. Vous êtes responsable d'accueillir les invités, de répondre aux appels téléphoniques entrants et de fournir un soutien administratif à différents départements au sein de notre entreprise. Le candidat idéal possède d'excellentes compétences en communication, une attitude accueillante et peut gérer efficacement plusieurs tâches à la fois.

Responsabilités :

• Accueillir et saluer les visiteurs de manière amicale et professionnelle ;


• Répondre, diriger et traiter les appels téléphoniques entrants ; 


• Traiter le courrier et les colis entrants et sortants ;


• Support administratif aux différents départements:
  
  
  
  • Aider à planifier et coordonner les réunions, voyages et événements
  
  
  • Fournir un soutien administratif, tel que la mise à jour de tableurs et le traitement de documents.
  
  
  • Rédaction et traduction de documents NL-UK-FR Création de contenu pour l’intranet
  
  
  • Recherches diverses,
  
  
  • Création de bons de commande,
  
  
  • Commandes mensuelles du matériel de bureau, de cartes de visite,…
  
  
  • Encodages divers
  
  
  • Vérification des alertes de nos médicaments sérialisés,
  
  
  • Gestion du portefeuille de marques, des amendes de roulage, des abonnements et télécommunications,…
  
  
  • Gestion de diverses plateformes
  
  
  
  


• Rôle de conseiller en prévention (formation reçue via l’entreprise) ;


• Back-up office management ;


• Back-up Customer Service ;


• Autres tâches relatives à la fonction et projets ad hoc. 

En tant que Front Office Assistant, vous devez répondre aux critères suivantes : 

• Diplôme d'études secondaires ou bachelier (maximum) à finalité administrative ;


• Trilingue FR-NL-UK ; 


• Excellentes compétences en communication orale et écrite ; 


• Attitude amicale et accueillante ; 


• Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches et à travailler sous pression ; 


• Bonnes compétences organisationnelles et souci du détail ; 


• Connaissance de l'utilisation des logiciels de bureau standard et des systèmes téléphoniques ;


• Expérience dans un rôle similaire est un plus, mais pas obligatoire