Comment mener une réunion efficace ?

Petit florilège de conseils pour mener des réunions efficaces.

• Choisissez bien le lieu de la réunion. Veillez à ce que les participants ne soient pas entassés ou que certains ne doivent pas rester debout.
• Transmettez préalablement un ordre du jour aux participants, à moins que vous ne souhaitiez pas en parler pour des raisons précises. Donnez une brève explication pour chacun des points à l’ordre du jour. De quoi traite ce point ? Voulez-vous donner une information, attendez-vous une décision ou s’agit-il d’un tour de table ?
• Fixez une heure de début et une heure de fin de réunion. Mieux vaut organiser les réunions importantes le matin, quand tout le monde est en forme. Si vous organisez une réunion juste avant, juste après ou pendant la pause de midi, prévoyez un lunch, éventuellement des sandwiches.
• Établissez un planning et tenez-vous-y.
• Traitez d’abord les points les plus importants.
• Utilisez un flip-charts ou un tableau blanc pour y écrire des arguments, des plannings, des idées, des propositions, des décisions.
• Clôturez les points à l’ordre du jour par : qui fait quoi et quand ?
• Distribuez dans un délai de 24 heures une liste d’actions à entreprendre.

Les tableaux blancs ou les flip-charts peuvent être pratiques pour présenter des schémas au groupe ou noter les éléments importants.